В каком порядке подшивается аукционная документация

В каком порядке подшивается аукционная документация

Ведение архива документов по закупкам


Как составить план‑график 2020 по новым правилам План-график составляйте по новым правилам, Правительство утвердило для него новую форму. Она потеряла целых 19 граф и это главное изменение. На примерах показали, как заполнить каждую графу. Самое сложное в заполнении то, что сведения из плана закупок больше подтягиваться не будут: план закупок отменили.

Сроки хранения документов, которые связаны с закупками Как долго необходимо хранить документы, связанные с проведением закупок и что входит в этот список? Кратко Все документы, связанные с закупками организации, должны храниться 5 лет. По крупным поставкам и наиболее важным работам и услугам решениями экспертно-проверочных комиссий срок хранения может устанавливаться постоянным.

Детали Документы в отношении закрытого аукциона заказчик хранит не менее 3 лет Архивную деятельность регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утвержден перечень типовых управленческих архивных документов, которые формируются в процессе деятельности госорганов, с указанием сроков хранения.

В перечень документов, которые относятся к закупкам, входят прежде всего конкурсная документация, протоколы, аудиозаписи, запросы цен и полученные предложения. К нему также относятся извещения, запросы разъяснений, уведомления, заявки, сводные заявки, технические задания, графики — календарные планы. Кроме того, в него включены доверенности, информационные карты, а также копии контрактов о проведении открытых конкурсов, запроса котировок, аукционов.

Все эти документы рекомендуем формировать в дела по каждой закупке, их необходимо хранить 5 лет. Также в графе № 3 перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, которые исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

То есть если документация о закупке оформлена и отработана в 2014 году, то срок ее хранения — с 1 января 2015 года по 31 декабря 2019 года.

Далее документация готовится к архивированию или уничтожению согласно перечню и положениям делопроизводства заказчика. Из статьи журнала Журнал «Учет в учреждении», № 2, февраль 2016Документы с истекшим сроком хранения: процедура уничтожения О чем пойдет речь: документы, срок хранения которых к началу 2016 года истек, можно уничтожить.

Из статьи журнала Журнал «Учет в учреждении», № 2, февраль 2016Документы с истекшим сроком хранения: процедура уничтожения О чем пойдет речь: документы, срок хранения которых к началу 2016 года истек, можно уничтожить. Этот процесс включает три последовательных этапа: проведение экспертизы, составление специального акта, утилизацию ненужных документов удобным для учреждения способом. Валерия СУСЛИКОВА, эксперт журнала «Учет в учреждении» На заметку Документы с истекшим сроком хранения выявит экспертиза их ценности.

Ее проводит экспертная комиссия Этап 1. Проведите экспертизу ценности документов Процедуру уничтожения бухгалтерских документов начинают с создания экспертной комиссии (п.

1.1 Положения, утвержденного приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 г. № 2; далее – Положение № 2). Ее члены должны:

  1. определить, какие документы с 1 января не подлежат дальнейшему хранению. Основание – пункт 2.3.2 Правил, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (далее – Правила Росархива), пункты 4.9 и 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 (далее – Правила № 526).
  2. сгруппировать документы по срокам хранения (постоянные и временные);

Членами экспертной комиссии могут быть: Важно запомнить!

Бухгалтерские документы можно уничтожить в 2016 году, только если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января этого года. Акт о выделении дел к уничтожению должен быть составлен также в 2016 году (п.

4.11 Правил № 526)

  1. квалифицированные сотрудники структурных подразделений учреждения. Они обязаны знать установленные законодательством сроки хранения бухгалтерских документов. Так, например, сводные годовые отчеты об исполнении смет хранятся постоянно, документы по персонифицированному учету работников – пять лет, документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников – пять лет (для долгосрочных зарубежных командировок – 10), графики предоставления отпусков – один год (см. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558);
  2. представители делопроизводственной службы, учреждений системы Росархива.

Председателем комиссии рекомендую назначить замруководителя, курирующего вопросы делопроизводства и архива в учреждении.

А его секретарем – ответственного за архив (п. 1.4 Положения № 2). Конкретный состав экспертной комиссии утверждает руководитель учреждения. Для этого издают соответствующий приказ (см. образец). Отмечу, что экспертизу проводят в отношении всех документов учреждения. Виды носителей и способы записи информации значения не имеют.

Виды носителей и способы записи информации значения не имеют. Образец приказа о создании экспертной комиссии.

Этап 2. Составьте акт о выделении к уничтожению документовДокумент Форму, по которой нужно составить акт, вы найдете в приложении № 21 к приказу № 526 Итак, члены экспертной комиссии отобрали документы на уничтожение. Следующий шаг – подготовка специального акта. В нем укажите, в частности:

  1. период составления документов, содержащихся в конкретном деле;
  2. количество дел и сроки их хранения.
  3. заголовки дел (каждое из которых – это сгруппированные в папки документы, объединенные общими признаками);

Акт подписывают члены экспертной комиссии.

Утверждает же его руководитель учреждения. Обратите внимание: документы уничтожают только по завершении их ревизии. Этап 3. Утилизируйте документы наиболее приемлемым методом После утверждения акта указанные в нем документы можно уничтожить одним из двух способов.

Совет Убедитесь, что в акт не внесены документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями 1. Самостоятельно сжечь или воспользоваться автоматическими уничтожителями документов – шредерами.

Они измельчают бумаги до мелкой стружки, размеры которой зависят от категории безопасности устройства. 2. Обратиться в организацию, которая способна выполнить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности.

В этом случае передачу документов на уничтожение оформляют приемо-сдаточной накладной.

В ней указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (п. 2.4.7 Правил Росархива). После уничтожения документов оформите соответствующий акт (его образец см.

выше). И помните: уничтожение документов нужно проводить так, чтобы обеспечить конфиденциальность содержащейся в них информации. Все эти документы рекомендуем формировать в дела по каждой закупке отдельно, их необходимо хранить 5 лет.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Далее документация готовится к архивированию или уничтожению согласно перечню и положениям делопроизводства заказчика. Документы, срок хранения которых к началу 2017 года истек, можно уничтожить.
Документы, срок хранения которых к началу 2017 года истек, можно уничтожить.

Этот процесс включает три последовательных этапа: проведение экспертизы, составление специального акта, утилизацию ненужных документов удобным для учреждения способом.

Подробное описание и последовательность действий при процедуре уничтожения документов с истекшим сроком хранения указаны ниже в рекомендации. Журнал — единственный журнал, на страницах которого практические разъяснения дают не только ведущие эксперты отрасли, но и специалисты ФАС России и Минэкономразвития России.

Журнал — уникальный журнал, материалы в котором представлены в формате «вопрос-ответ». Журнал «Госзакупки.ру» – это журнал, на страницах которого практические разъяснения дают ведущие эксперты отрасли, а материалы готовятся при участии специалистов ФАС и Минфина. Все статьи журнала – это высшая степень достоверности.

Справочная Система Госзаказ – незаменимый помощник для тысяч заказчиков и поставщиков благодаря грамотным рекомендациям, четким ответам на вопросы и уникальным шаблонам.

Онлайн-помощник, удобные сервисы и расчетчики значительно упростят вашу работу.

Ассистент заказчика — онлайн-сервис, который помогает автоматизировать документооборот по планированию закупок. Вы быстро и правильно спланируете закупки, проверите план на предмет ошибок, создадите электронную и печатную форму отчета по закупкам у едпоставщика и загрузите готовые документы в ЕИС.

Статья 64. Содержание документации об электронном аукционе

  1. Законодательная база

44 ФЗ Федеральный закон от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

§ 2. Определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) путем проведения конкурсов и аукционов 1.

Документация об электронном аукционе наряду с информацией, указанной в извещении о проведении такого аукциона, должна содержать следующую информацию:1) наименование и описание объекта закупки и условия контракта в соответствии со настоящего Федерального закона, в том числе обоснование начальной (максимальной) цены контракта, начальных цен единиц товара, работы, услуги;(в ред.

Федерального закона от 01.05.2019 N 71-ФЗ)2) требования к содержанию, составу заявки на участие в таком аукционе в соответствии с — настоящего Федерального закона и инструкция по ее заполнению. При этом не допускается установление требований, влекущих за собой ограничение количества участников такого аукциона или ограничение доступа к участию в таком аукционе;3) дата и время окончания срока подачи заявок на участие в таком аукционе;4) дата окончания срока рассмотрения заявок на участие в таком аукционе в соответствии с настоящего Федерального закона;5) дата проведения такого аукциона в соответствии с настоящего Федерального закона;6) информация о валюте, используемой для формирования цены контракта и расчетов с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);7) порядок применения официального курса иностранной валюты к рублю Российской Федерации, установленного Центральным банком Российской Федерации и используемого при оплате контракта;8) размер обеспечения исполнения контракта, срок и порядок предоставления указанного обеспечения, требования к обеспечению исполнения контракта;9) возможность заказчика изменить условия контракта в соответствии с положениями настоящего Федерального ;10) информация о контрактной службе, контрактном управляющем, ответственных за заключение контракта, срок, в течение которого победитель такого аукциона или иной участник, с которым заключается контракт при уклонении победителя такого аукциона от заключения контракта, должен подписать контракт, условия признания победителя такого аукциона или иного участника такого аукциона уклонившимися от заключения контракта;11) порядок, даты начала и окончания срока предоставления участникам такого аукциона разъяснений положений документации о таком аукционе;12) информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта в соответствии с положениями — настоящего Федерального закона.(в ред.
При этом не допускается установление требований, влекущих за собой ограничение количества участников такого аукциона или ограничение доступа к участию в таком аукционе;3) дата и время окончания срока подачи заявок на участие в таком аукционе;4) дата окончания срока рассмотрения заявок на участие в таком аукционе в соответствии с настоящего Федерального закона;5) дата проведения такого аукциона в соответствии с настоящего Федерального закона;6) информация о валюте, используемой для формирования цены контракта и расчетов с поставщиками (подрядчиками, исполнителями);7) порядок применения официального курса иностранной валюты к рублю Российской Федерации, установленного Центральным банком Российской Федерации и используемого при оплате контракта;8) размер обеспечения исполнения контракта, срок и порядок предоставления указанного обеспечения, требования к обеспечению исполнения контракта;9) возможность заказчика изменить условия контракта в соответствии с положениями настоящего Федерального ;10) информация о контрактной службе, контрактном управляющем, ответственных за заключение контракта, срок, в течение которого победитель такого аукциона или иной участник, с которым заключается контракт при уклонении победителя такого аукциона от заключения контракта, должен подписать контракт, условия признания победителя такого аукциона или иного участника такого аукциона уклонившимися от заключения контракта;11) порядок, даты начала и окончания срока предоставления участникам такого аукциона разъяснений положений документации о таком аукционе;12) информация о возможности одностороннего отказа от исполнения контракта в соответствии с положениями — настоящего Федерального закона.(в ред.

Федерального закона от 31.12.2017 N 504-ФЗ)2.

Документация об электронном аукционе не может содержать требования к оформлению и форме заявки на участие в таком аукционе.3. Документация об электронном аукционе наряду с предусмотренной настоящей статьи информацией содержит требования к участникам такого аукциона, установленные в соответствии с , , и (при наличии таких требований) статьи 31 настоящего Федерального закона.(в ред. Федеральных законов от 04.06.2014 N 140-ФЗ, от 29.06.2015 N 210-ФЗ)4.

К документации об электронном аукционе прилагается проект контракта, который является неотъемлемой частью этой документации. © 2019 Подписаться

Изменения и разъяснения документации о закупке

В том случае если в ходе изучения документации о закупке у вас возникли какие-либо вопросы, то вы можете направить в адрес заказчика запрос на разъяснение положений документации. При участии в электронном аукционе участник может подать не более 3-х таких запросов.

Количество запросов для других процедур 44-ФЗ не регламентировано.

Такой запрос может быть направлен участником закупок не позднее чем за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.7 ст.50 44-ФЗ) и не позднее чем за 3-и дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.4 ст.65 44-ФЗ) или закрытом аукционе (ч.4 ст.87 44-ФЗ).

Заказчик также может вносить изменения в документацию о закупке, как по собственной инициативе, так и в связи с поступившим запросом от участника закупки не позднее чем:

  1. за 2 дня до даты окончания срока подачи заявок на участие в электронном аукционе (ч.6 ст.63 44-ФЗ);
  2. за 5-ть дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в закрытом аукционе (ч.7 ст.87 44-ФЗ).
  3. за 2 рабочих дня до даты истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок (ч.6 ст.74 44-ФЗ);
  4. за 5-ть до даты окончания срока подачи заявок на участие в открытом конкурсе (ч.6 ст.50 44-ФЗ);

Важный момент: Изменять объект закупки не допускается.

В случае внесения изменений в документацию срок подачи заявок продлевается.

Об утверждении Порядка хранения документации, связанной с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей)

ПОСТАНОВЛЕНИЕот 7 апреля 2014 года N 2665Об утверждении Порядка хранения документации, связаннойс осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур поопределению поставщиков (подрядчиков, исполнителей)В целях реализации Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» ПОСТАНОВЛЯЮ:1.

Утвердить Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, и аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) согласно приложению.2. Информационному управлению администрации города Тамбова (Казарина) направить данное постановление для опубликования в газете «Наш город Тамбов».3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Тамбова А.А.Позднякова.Глава администрации городаТамбова А.Ф.Бобровг.Тамбов7 апреля 2014 г.N 2665 Приложениек постановлению администрации города Тамбоваот 7 апреля 2014 годаN 2665 1.

Общие положения 1.1. Настоящий Порядок хранения документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее — Порядок) определяет действия управления муниципального заказа и продаж администрации города Тамбова (далее — управление) по хранению документации, связанной с осуществлением закупок, а также аудиозаписей процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) после окончания процедуры определения победителя или иного участника закупки, с которым должен быть заключен контракт на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).1.2.

Документацией, связанной с осуществлением закупок (далее — документы), являются:- заявки заказчиков на организацию определения поставщика (подрядчика, исполнителя);- конкурсная документация, документация об электронном аукционе, документация о запросе предложений, копии документов об их утверждении;- копии приказов об утверждении составов комиссий по осуществлению закупок;- извещения о проведении конкурсов, электронных аукционов, запросов котировок, запросов предложений;- копии документов о внесении изменений в конкурсную документацию, документацию об электронном аукционе, извещение о проведении запроса котировок;- запросы участников закупок о разъяснении положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе, разъяснения положений конкурсной документации и документации об электронном аукционе;- заявки на участие в конкурсе, запросе котировок, запросе предложений, окончательные предложения участников закупок, поданные в письменной форме;- протоколы, составленные в ходе проведения процедур по определению поставщика (подрядчика, исполнителя);- уведомления, приглашения, направляемые участникам закупок.1.3. Документы, а также аудиозаписи процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее — аудиозаписи) хранятся в управлении не менее чем три года. Конкретные сроки хранения документов и аудиозаписей устанавливаются номенклатурой дел управления.1.4.

Управление хранит документы и аудиозаписи в рамках текущего архива (далее — архив).2. Основные задачи Основными задачами управления по текущему хранению документов и аудиозаписей являются:- комплектование архива документами, предусмотренными пунктом 1.2. настоящего Порядка, и аудиозаписями;- учет и обеспечение сохранности документов и аудиозаписей;- использование хранящихся в архиве документов и аудиозаписей.3.

Порядок работы 3.1. Порядок работы с документами:3.1.1.

Документы, предусмотренные пунктом 1.2.

настоящего Порядка, по каждой процедуре определения поставщика (подрядчика, исполнителя) формируются в дело, которое является единицей хранения.3.1.2.

Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:- принимает от начальника отдела по размещению муниципального заказа управления на обработку и хранение документы в трехдневный срок после окончания процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя);- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение дела;- упорядочивает сданные на архивное хранение документы (подшивает в хронологическом порядке), формирует дела (на единицах хранения проставляет архивный шифр);- хранит в архиве управления дела в систематизированном порядке;- систематизирует учет и обеспечивает сохранность принятых в архив дел;- обеспечивает возможность использования дел для подготовки ответов по запросам правоохранительных и контролирующих органов;- выдает из архива дела работникам управления и для проверки правоохранительным и контролирующим органам;- ведет учет выдачи дел из текущего архива в журнале учета документов;- осуществляет копирование документов для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов, а также в иных случаях.3.2.

Порядок работы с аудиозаписями:3.2.1. Работник управления, на которого возложены функции по информационному обеспечению процедур по определению поставщиков (подрядчиков, исполнителей):- осуществляет копирование аудиозаписей с диктофона на жесткий диск и обеспечивает их оперативное хранение;- осуществляет копирование аудиозаписей на резервный носитель;- по итогам календарного года осуществляет копирование аудиозаписей на магнитные носители и передает их на хранение работнику управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года:- осуществляет копирование аудиозаписей для передачи их по запросам правоохранительных и контролирующих органов.3.2.2.

Работник управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства:- принимает на хранение магнитные носители с аудиозаписями в течение пяти рабочих дней по истечении календарного года;- регистрирует в журнале учета поступающие на архивное хранение аудиозаписи;- хранит в архиве управления аудиозаписи.3.3. Дела и аудиозаписи подлежат уничтожению по истечении установленного срока хранения, который исчисляется начиная с года, следующего за годом проведения процедуры определения поставщика (подрядчика, исполнителя).3.4. Дела и аудиозаписи истекшего срока хранения уничтожаются на основании акта о выделении к уничтожению дел (документов), не подлежащих дальнейшему хранению, утвержденного заместителем главы администрации города Тамбова и согласованного экспертной комиссией администрации города Тамбова.Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства.4.

Ответственность 4.1. Должностное лицо управления несет дисциплинарную ответственность за необеспечение (ненадлежащее обеспечение) хранения документации и аудиозаписей.4.2. Персональная ответственность работника управления, на которого возложено ведение архивного делопроизводства, закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.

Документы для тендера, которые готовит поставщик или исполнитель

Документы для тендера в рамках государственного контракта, которые готовит поставщик, во многом зависят от требований заказчика и вида закупочной процедуры. От последнего фактора также зависят сроки, которые отводятся поставщику для сбора и передачи необходимых сведений.Рассмотрим типовые виды документации, которые нужно подготовить поставщику или исполнителю в рамках участия в госконтракте (порядок подготовки документации прописан в ст. 51 44-ФЗ):

  • Выписка из ЕГРЮЛ для юридических лиц и из ЕГРИП для предпринимателей. Выписка действует ограниченное время: не более 6 месяцев после получения заявления на прохождение аккредитации.
  • Документы, которые подтверждают факт внесения обеспечения участником. Обеспечение по заявке может иметь как денежное выражение, так и форму банковской гарантии. В первом случае может потребоваться платежное поручение от банка, которое подтверждает факт перечисления денег, во втором – заверенная банком гарантия.
  • Документы, которые подтверждают принадлежность учреждения к уголовно-исправительной системе или организации инвалидов. Принадлежность к данной категории может предоставлять определенные преференции для участия в тендере.
  • Документы, которые подтверждают полномочия руководителя или иного лица на действия от имени компании: в закупке от лица компании может выступать как сам руководитель, так и сторонних контрактный управляющий (доверенность на представление интересов или документ о назначении лица на должность руководителя).
  • Сведения об ИНН. ИНН требуется при участии в бумажных или электронных закупках по 44-ФЗ. Поставщику необходимо предоставить такой документ для участия в открытом конкурсе (либо двухэтапном конкурсе с ограниченным участием), электронном аукционе, а также запросе котировок. При отсутствии ИНН участнику требуется дополнительно указать на этот факт в заявке.
  • Декларация соответствия – этот документ необходим для подтверждения того, что компания не находится в стадии ликвидации, ее деятельность не была приостановлена по решению суда или судебных приставов, а также то, что у компании отсутствуют недоимки по налогам и сборам или иные задолженности перед бюджетом (с учетом положений ч. 1 ст. 31 44-ФЗ). Готовить декларацию соответствия в виде отдельного документа участнику требуется только в бумажных закупочных процедурах. Тогда она входит в состав заявки. Заказчик может установить форму, по которой необходимо подавать декларацию, а также отправить ее в составе заявки. В случае проведения госзакупки в электронной форме подобная декларация соответствия создается посредством электронной площадки, на которой такая закупка проходит. Площадка предоставляет поставщику форму декларации соответствия, а поставщику остается подписать ее электронной подписью. Поставщик по своему желанию может приложить к декларации подтверждающие документы, в частности, справку из ФНС об отсутствии задолженности. Справка об отсутствии налоговой задолженности выдается в ИФН в бумажном или электронном виде. Законодательство разрешает участвовать в госзакупках и при наличии такой задолженности перед бюджетом, но она не должна превышать 25% от балансовой стоимости активов за последний год. Заказчик не имеет права отклонить заявку, которая была подана без подтверждающих документов. Но если заказчик обнаружит недостоверные сведения в декларации, то он вправе отстранить участника от закупки и включить информацию о нем в реестр недобросовестных поставщиков.
  • Решение об одобрении крупных сделок с указанием ее максимальной суммы.
  • Заявка на участие в закупке. Она содержит общие сведения о закупке: наименование организации, юридический и фактический адреса нахождения, ИНН компании и каждого из ее учредителей, копии учредительной документации. Когда участник закупочной процедуры имеет статус физлица или ИП, то он прописывает ФИО, адрес официальной регистрации (именно он для ИП является юрадресом), паспорт лица и место проживания, контактный телефон.
  • Документы, которые подтверждают соответствие объекта закупки установленным требованиям. Помимо подтверждения соответствия участника установленным требованиям, ему также требуется подтвердить, что поставляемый объект закупки отвечает потребностям заказчика. В отношении объекта закупки составляется коммерческое предложение с указанием на предполагаемую цену и объект поставки и пр. Заявка на участие поставщика может включать рисунок, фото, эскиз и прочие изображения товара либо его пробник. Для подтверждения соответствия товара, с точки зрения запретов и ограничений ст. 14 44-ФЗ, могут учитываться сертификаты СТ-1, акты экспертизы Торгово-промышленной палаты и пр.
  • Декларация, подтверждающая принадлежность к СМП (субъектам малого предпринимательства) или НКО (некоммерческим организациям социального профиля). При отнесении компании к субъектам малого бизнеса необходимо учитывать следующие критерии: численность работников у компаний малого бизнеса не может быть более 100 человек, у средних предприятий – до 250 челок за прошлый год. Выручка у малых предприятий не может превышать 800 млн р. за год, микропредприятий – 120 млн р. Указанное требование распространяется на юрлиц, максимальная доля которых составляет 49%. Подтверждение изложенных в декларации данных осуществляется по желанию участника, а не может стать обязательным требованием. В качестве подтверждения можно приложить форму №2 бухбаланса и сведения о среднесписочной численности. Принадлежность к НКО также прописывается в декларации в свободной форме.
  • Учредительные документы (копия устава) для юрлиц и паспорт для предпринимателя.
  • Сведения, которые подтверждают квалификацию участника. В 44-ФЗ не предусмотрен перечень документов, который прилагается к заявке для подтверждения опыта работы компании. Это могут быть копии контрактов, акты выполненных работ и пр. Заказчик может прописать его самостоятельно. Но поставщику нужно понимать, что, даже если в конкурсе в критериях оценки учитывается квалификация участника, то такие документы требовать от него не могут. Для подтверждения соответствия участника требованиям от него может потребоваться свидетельство СРО, аттестаты, лицензии и пр. по п. 1 ч. 1 ст. 31 44-ФЗ.

Необходимость указания требований к первой части заявок

Что указать в документации о проведении электронного аукциона В документации электронного аукциона пропишите всю информацию, которую указали в извещении.

Кроме того, включите в документацию сведения:

  1. условия, при которых признаете, что победитель уклонился от заключения контракта;
  2. требования к содержанию, составу заявки, инструкцию по заполнению заявки;
  3. дату и время, когда закончите принимать заявки;
  4. сведения о контрактной службе, контрактном управляющем, об ответственных за контракт сотрудниках: Ф. И. О., email, телефон;
  5. объект закупки с описанием, условия контракта;
  6. срок, в который победитель подписывает контракт;
  7. дату, когда закончите рассматривать первые части заявок;
  8. обоснование НМЦК;
  9. требования к участникам аукциона.
  10. порядок и сроки, в которые разъясните участникам положения документации;
  11. право расторгнуть контракт в одностороннем порядке согласно частям 8–26 статьи 95 Закона № 44-ФЗ;
  12. дату аукциона – рабочий день спустя два дня после того, как истечет срок на рассмотрение первых частей заявок (ч. 3 ст. 68 Закона № 44-ФЗ);
  13. право изменить условия контракта;
  14. размер обеспечения контракта, срок и порядок, по которому участники предоставляют обеспечение, и требования к нему;
  15. валюту контракта и порядок, в котором применяете курс иностранной валюты к курсу рубля Банка России;

К документации приложите проект контракта.

Требования к документам аукциона перечислены в частях 1 и 4 статьи 64 Закона № 44-ФЗ. Совет: как заполнить инструкцию для участников аукциона Когда заполняете инструкцию, используйте рекомендации антимонопольной службы. В инструкции для участников:

  1. сопоставьте требования техрегламентов, стандартов с показателями, значения которых участник указывает в заявке, – если установили в документации требование, что показатели должны отвечать значениям стандартов.
  2. определите показатели, которые участники менять не вправе;
  3. укажите раздел документации, в котором участники найдут показатели товаров, работ, услуг и поймут, отвечает ли их предложение вашим требованиям (ч. 2 ст. 33 Закона № 44-ФЗ);
  4. объясните, в каком порядке участникам закупки указать показатели: одним или диапазоном значений;
  5. пропишите, каким показателям установили максимальные и минимальные значения;

Допустим, показатели товара должны одновременно отвечать стандартам и документации.

Тогда проследите, чтобы значения в документах не противоречили стандартам. Например, заказчик закупает грунтовку, которая должна отвечать ГОСТ 23343-78.

Доля нелетучих веществ по ГОСТу составляет от 53 до 59 процентов. Такие же значения заказчику необходимо установить и в документах.

Не требуйте от претендентов указать химический состав или компоненты товара, технологию производства, испытания товара, показатели, которые можно узнать после производства товара.

Такими требованиями ограничите конкуренцию, так как в Законе № 44-ФЗ не прописано, что участник обязан иметь в наличии товар, когда подает заявку.

Рекомендации ФАС России изложила в письме от 1 июля 2016 года № ИА/44536/16.

Комментарии экспертов к Закону о контрактной системе. Статья 64. Содержание документации об электронном аукционе Обязательными для включения в документацию об электронном аукционе являются требования к содержанию, составу заявки на участие в таком аукционе.

Такие требования устанавливаются в соответствии с частями 3–6 статьи 66Закона о контрактной системе. Требовать от участника электронного аукциона предоставления иных документов и информации, за исключением предусмотренных частями 3 и 5 статьи 66 Закона о контрактной системе документов и информации, не допускается. При этом не допускается установление требований, влекущих за собой ограничение количества участников аукциона или ограничение доступа к участию в аукционе; Необходимым для включения в документацию об электронном аукционе является и инструкция по заполнению заявки .

Состав сведений, включаемых в состав инструкции для участников закупки, Законом о контрактной системе не определен и должен устанавливаться самим заказчиком. Ненадлежащая инструкция по заполнению первой части заявки в аукционной документации.

Практика Закона о контрактной системе В настоящее время в силу п. 2 ч. 1 ст. 64 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ

«О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»

(далее — Закон № 44-ФЗ) документация об электронном аукционе наряду с информацией, указанной в извещении о проведении такого аукциона, должна содержать требования к содержанию, составу заявки на участие в таком аукционе в соответствии с ч.ч.

3 — 6 ст. 66 Закона № 44-ФЗ и инструкцию по ее заполнению. Как и ранее, требований к полноте инструкции Закона № 44-ФЗ не устанавливается.

Неясно, показатели каких товаров указывать в заявке Как показывает практика рассмотрения жалоб участников закупок, позиция ФАС России по вопросу надлежащей инструкциипо заполнению заявки на участие в аукционе не изменилась. Например, рассматривая жалобу участника закупок на необоснованное решение аукционной комиссии об отказе заявителю в допуске к участию в аукционе (см. решение ФАС России от 30 мая 2014 г.

по делу № К-870/14), ФАС России признала действия аукционной комиссии неправомерными по причине того, что в документации об аукционе отсутствовала надлежащая инструкция по заполнению заявки на участие в аукционе: участники закупки, в т.

ч. заявитель, не имели возможности определить, какие сведения необходимо указать при формировании первой части заявки на участие в аукционе. В аукционной документации было установлено, что описание товаров, предлагаемых участником закупки для поставки, производится по полному перечню показателей, установленных в технической час ти, и должно содержать указание на товарный знак таких товаров, не допуская двойного толкования и употребления словосочетания «или эквивалент».

На заседании Комиссии ФАС России было установлено, что в технической части содержится перечень работ с использованием товаров, например: «п.

27. Установка стальной гильзы и фартука при обделке мест примыкания мягкой кровли». При этом из установленной в документации об аукционе инструкции по заполнению заявки не представляется возможным определить, показатели каких именно товаров, содержащихся в приложение № 2 «Сметная документация», необходимо указать в заявке на участие в аукционе. Таким образом, отсутствие в документации об аукционе надлежащей инструкции по заполнению заявки на участие в аукционе является нарушением п.

2 ч. 1 ст. 64 Закона № 44-ФЗ.

Неясно, какие характеристики указывать в диапазоне, какие – конкретным значением Аналогичный вывод об отсутствии в документации об аукционе на выполнение подрядных работ надлежащей инструкции позаполнению заявки на участие в аукционе был сделан в решении ФАС России от 26 мая 2014 г.

по делу № К-829/14. Так, в разделе 3

«Инструкция по заполнению заявки участником аукциона»

документации об аукционе заказчиком было установлено в т. ч. следующее: «Участник закупки представляет информацию о конкретных показателях используемого товара в соответствии с требованиями, установленными в приложении № 4 к настоящей документации об аукционе. В случае если в приложении № 4 указаны максимальные (не более, менее) и (или) минимальные (не менее, более) значения показателей, а также одновременно минимальные и максимальные значения, разделенные «тире», «дефисом», участником данные показатели должны быть конкретизированы, т.

е. без указания слов «не менее» («не более»), «менее» («более»), «максимальное значение», «минимальное значение», «от», «до», «<", ">«, «/», «должен», «не выше», «не ниже» или их производные, «от», «до», «или».

Однако установленная заказчиком в документации об аукционе инструкция участникам размещения аукциона в электронной форме не позволяет корректно заполнить заявку на участие в нем и определить, какие сведения необходимо указать участнику закупки при формировании первой части заявки на участие. Так, например, в соответствии с приложением № 4

«Перечень материальных ресурсов (товаров), используемых при выполнении работ»

документации об аукционе в п.

8 заказчик установил в т. ч. следующие требования к используемым при проведении работ «Щебень из природного камня для строительных работ»: «Марка 800, фракция 10–20 мм»; «Горячекатаная арматурная сталь, диаметр 8–16 мм».

При рассмотрении жалобы в ФАС России представители заказчика пояснили, что показатели по фракции щебня должны быть конкретизированы в диапазонном промежутке, а по диаметру стали необходимо указать конкретный показатель.

Таким образом, инструкция участникам размещения аукциона в электронной форме не позволяет определить, какие характеристики участникам закупки в заявке на участие в нем необходимо указывать в диапазоне, какие характеристики необходимо указывать конкретным значением. Указанное конкретное значение не соответствует требованиям документации об аукционе Согласно ч.

4 ст. 67 Закона № 44-ФЗ в случае непредставления информации или предоставления недостоверной информации, а также в случае несоответствия информации требованиями документации первая часть заявки должна быть отклонена. При этом с позиции ФАС России отклонение первой части заявки по названным Законом № 44-ФЗ причинам возможно при наличии в документации надлежащей инструкции по заполнению заявки.

Для примера рассмотрим решение ФАС России от 27 мая 2014 г. по делу № К-847/14. Заявителю было отказано в допуске к участию в аукционе в связи с представлением в заявке на участие в аукционе сведений о товаре, не соответствующих требованиям документации.

Признавая жалобу заявителя на действия аукционной комиссии необоснованной, ФАС России указала, что в п. 3 раздела IV документации об аукционе установлено следующее требование к плитам минераловатным:

«Плиты обладают высокими водоотталкивающими свойствами (степень водопоглощения – не более 1,5%†)»

. Согласно инструкции по заполнению первой части заявки на участие в аукционе в случае, если указанный диапазон (в т.

ч. показатели, сопровождающиеся словосочетаниями и знаками «в пределах», «не более», «не менее», «не хуже», «+/-«, «не выше», «не ниже», «от», «до», «или», «/», «≤», «≥», а также при перечислении показателей через запятую) взят в круглые скобки, и знак «†» заключен в скобки вместе с диапазоном, поставленный в скобки диапазон является конкретным показателем. Вместе с тем заявка содержала следующие сведения в отношении степени водопоглощения: «степень водопоглощения 1,5%†».

Следовательно, в заявке заявителя указано конкретное значение степени водопоглощения, что не соответствует требованиям документации об аукционе. С учетом сложившейся административной практики можно сделать следующий вывод: подготавливая аукционнуюдокументацию, заказчикам, уполномоченным органам следует обратить внимание на инструкцию по заполнению первой части заявки таким образом, чтобы потенциальным участникам закупкам было возможным определить, какие характеристики участникам закупки в заявке на участие в аукционе необходимо указывать в диапазоне, а какие характеристики необходимо указывать конкретным значением.

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 64 Закона № 44-ФЗ документация об электронном аукционе должна содержать требования к содержанию, составу заявки в соответствии с частями 3-6 статьи 66 Закона № 44-ФЗ, а также инструкцию по ее заполнению.

На основании вышеизложенного, в документации об аукционе заказчику надлежит указать конкретно, что именно требуется представить участнику закупки в составе первой части заявки: — сведения, предусмотренные подпунктами а) или б) пункта 1 части 3 статьи 66 Закона № 44-ФЗ; — сведения, предусмотренные пунктом 2 части 3 статьи 66 Закона № 44-ФЗ; — сведения, предусмотренные подпунктами а) или б) пункта 3 части 3 статьи 66 Закона № 44-ФЗ.

Описание объекта закупки

Эту часть документации часто еще называют техническим заданием.

В ней заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. Это обязательный документ, поскольку именно на его основании участники закупки могут разработать наиболее подходящее для заказчика предложение.

Помимо того, что описание объекта закупки обозначает способ выбора определения поставщика, диктует порядок формирования НМЦК, определяет требования к участникам закупки и другие особенности проведения тендера, оно еще, как юридически значимая информация, определяет состав извещения, документации, проекта контракта и в конечном итоге выбор лица, который станет победителем закупочной процедуры. Содержание технического задания:

  1. гарантийные требования
  2. характеристики, параметры
  3. основное назначение и обоснование
  4. указания на количество и объем
  5. требования к качеству
  6. сроки поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг
  7. описание объекта закупки

В ст.

33 Закона № 44-ФЗ указаны положения, которые обязательно нужно соблюдать при составлении описания объекта закупки.

В целом описание должно нести объективный характер, использовать понятную терминологию, опираться на доступные информационные источники, указывать на следующие характеристики: функциональные (назначение объекта закупки и условия его использования по назначению; форма, производственное исполнение и др.), технические (конкретные данные, параметры, исходные и конечные величины, физические величины показателей, регламент и порядок действий при поставке товара, выполнении работ, оказании услуг), качественные (совокупность свойств, характеристик, признаков товаров, услуг, работ, обусловливающих их способность удовлетворять потребности и запросы заказчика, соответствовать своему назначению и предъявляемым требованиям), эксплуатационные (характеристики надежности и работоспособности, условия эффективной эксплуатации, прочность, долговечность, объемно-планировочные, санитарно-гигиенические, экономические характеристики), стандартные показатели (технические и качественные характеристики объекта закупки, установленные в соответствии со стандартами, техническими регламентами и законодательством о техническом регулировании).

Поставляемый товар должен быть новым. Кроме того, при осуществлении закупки заказчик, согласно ст.

31 Закона №44-ФЗ, устанавливает единые требования к участникам закупки. Это и наличие лицензий, допусков, специальных разрешений и согласований, документов (например, сертификатов, связанных с безопасностью использования объекта закупки), и др.

Прошивка документов: нормы гост и практические советы

Требования 44-ФЗ к конкурсной заявке Большинству неопытных в области госзакупок специалистов может показаться, что в данном вопросе все ясно и попросту не о чем спорить.

На практике всё иначе – неверно прошитая заявка может стать причиной отстранения от участия. Согласно части 4 статьи 51 закона о контрактной системе, листы непосредственно самой заявки и тома сопутствующих документов должны быть прошиты и пронумерованы. Кроме того, и заявка, и том должны иметь опись включенных в их состав документов, быть проштампованы печатью и подписаны участником.

При этом статья указывает, что отсутствие нумерации не может служить причиной для отказа в допуске к участию.

Порядок подачи

В 2019 году порядок подачи документов существенным образом изменился по отношению к тому, который действовал ранее.

Связано это с тем, что практически все закупки были переведены в .Функционал электронных торговых площадок сегодня существенно расширился и подготовить заявку на участие со стороны поставщика стало предельно просто.

Например, для подтверждения своего соответствия единым требованиям по 44-ФЗ участнику нужно только поставить галочку в чек-боксе ЭТП. Это буквально означает, что участнику нет необходимости готовить отдельную декларацию по поводу соответствия участника единым требованиям.Большую часть документов, которые требуются от участника для участия в закупке, размещаются им еще в процессе аккредитации на ЭТП или при регистрации в . Что касается дополнительных документов, которые запрашивает заказчик, то порядок их предоставления с июля 2019 года изменился.

Теперь участник направляет все документы оператору ЭТП. Оператор размещает документы в специальном реестре, предварительно проверив.Документы в дальнейшем автоматически подгружаются к заявке на участие, а их отсутствие является основанием для отстранения участника от торгов.Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  1. Санкт-Петербург: .
  2. Регионы: .
  3. Москва: .

Или задайте вопрос юристу на сайте.

Это быстро и бесплатно!Рейтинг автора269

Автор статьиЮристНаписано статей558

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка. Отлично 0Похожие вопросы

154

144

88

90Добавить комментарий + 8 = четырнадцать Популярное218212185Обновления на сайте

3

6

7

7Показать ещеPravo.TeamВаша персональная команда© 2019–2019 – Юридический журналПерепечатка материалов разрешена только с указанием первоисточника Форум: Задать вопрос эксперту Спасибо!В ближайшее время мы опубликуем информацию.

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т.

е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить. Видео — образец сшивки документов через уголок: Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как сшивать документы{q}

центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить.

Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров. Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний.

Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1.

Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2.

  • Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.
  • Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер.
  • Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.

И это только некоторые проблемы, с которыми можно столкнуться при неправильной прошивке документов.

Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах. Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.

Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

  1. на проверку.
  2. архивные;
  3. бухгалтерские;
  4. кадровые;

Исключение составляют документы для налоговой службы. Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.

Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.

Подготовка аукционной документации

Ее заблаговременно составляет работник контрактной службы (либо контрактный управляющий). Подготовка основывается на тех показателях, которые включены в на текущий год.

При этом закон не позволяет размещать аукционную документацию, если есть расхождения с запланированными ранее обязательствами (ч. 12 ст. 21 44-ФЗ), поэтому автоматически при загрузке в Единой информационной системе (ЕИС) отразится связь с позицией плана-графика.

С 01.07.2019 не позднее 1 дня до закупки в ЕИС заказчик имеет возможность внести окончательные коррективы в план-график.

Это указано в ч. 6 ст. 2 71-ФЗ. Перед согласованием документа ответственный работник включает в содержание актуальные для каждой отдельной закупки даты и сроки. Утверждает аукционный документ руководитель организации или лицо, которое обладает полномочиями принять такое решение.

После утверждения ее размещают в ЕИС.