Соглашение о передаче ведения кадровой документации

Может ли физлицо, которое ведет кадровое делопроизводство по договору подряда, заверять кадровые документы предприятия?


Ответ на вопрос: Лицо, не являющееся работником вашей организации, подписывать кадровые документы вашей организации не может. В соответствии со ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами. Данное положение означает, что представитель работодателя должен действовать на основании закона, учредительных документов организации (директор); на основании локального акта работодателя; либо на основании заключенного с ним трудового договора. Лицо, не состоящее с работодателем в трудовых отношениях, данным критериям не отвечает.

Следовательно, доверенности, которая, как правило, оформляется при передаче ведения кадрового делопроизводства для представления интересов работодателя в трудовых отношениях недостаточно.

В соответствии с п. 3.22 Постановление, ГОСТ Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ, ГОСТ Р 6.30-2003 , в состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего договор (например, «заместитель директора»), личная подпись и ее расшифровка. Соответственно, лицо, не являющееся работником организации, кадровые документы подписывать не может.

Поэтому при необходимости подписания документов сторонним лицом можно принять его в штат по совместительству. Также отметим, что лицо, не являющееся работником вашей организации, не может вести трудовые книжки работников вашей организации. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» предусмотрено ведение трудовых книжек именно работодателем.

В силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В отношении лица, не состоящего в трудовых отношениях, локальные и распорядительные акты работодателя не могут применяться. Нельзя издать приказ о возложении обязанности на лицо, не состоящее в трудовых отношениях.

Из данной нормы следует, что ведение трудовых книжек также может осуществлять только лицо, состоящее в штате организации-работодателя. Для ведения трудовых книжек лицо, которое ведет кадровый учет, можно принять в вашу организацию по совместительству. Подробности в материалах Системы Кадры: 1.

Правовая база: ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ от 16.04.2003 № 225 О трудовых книжках VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек 45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации. 2. Правовая база: Постановление, ГОСТ Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ, ГОСТ Р 6.30-2003О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (не нуждается в госрегистрации) 3.22.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Вице-президент Ассоциациирегиональных предприятий Личная подпись А.А.

Борисов или на бланке: Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например: Исполнительный директорЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А.

Федоров При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор института Личная подпись М.В. Ларин Главный бухгалтер Личная подпись З.В.

Марьяш При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель директорапо научной работе Заместитель Министрафинансов Российской Федерации Ю.Г.

Демидов Личная подпись Личная подпись К.И.

Игнатьев При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич Члены комиссии Личная подпись А.Н.

Сокова Личная подпись А.С. Красавин Личная подпись О.И. Рысков С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова, эксперт Системы Кадры

Перечень документов для оформления отпусков:

  1. приказ на отпуск (, ).
  2. письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите письмо Роструда от 30.07.2014 № );
  3. график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью «»;

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств.

Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

  1. направляет работников в командировки;
  2. предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки «» в Контур.Школе.
  3. привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
  4. привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;

Составление договора на ведение кадрового делопроизводства

На что следует обратить внимание при составлении договора на ведение кадрового делопроизводства? Независимо от того, какой вид договора вы выбрали, перед его заключением нужно издать приказ о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства сторонней организации.

В самом договоре следует обязательно закрепить ответственность организации, предоставляющей услуги, за допущенные ее специалистами ошибки.

Без такой подстраховки вам будет тяжело добиться от исполнителя возмещения сумм возможных штрафных санкций, наложенных на вашу организацию проверяющими органами при выявлении таких ошибок.

Также во избежание утери или порчи важных документов передачу кадровых дел исполнителю нужно оформлять актами приема-передачи и сопровождать подробной описью всех передаваемых документов. Поскольку ответственность за организацию работы с трудовыми книжками, включая их хранение, возлагается на работодателя, он должен назначить приказом ответственное за выполнение этих функций лицо.

Данное лицо не обязательно должно являться работником компании, но при назначении ответственным лицом представителя другой организации необходимо оформить на него доверенность. Также в обязанности работодателя входит защита персональных данных работника. Их порядок хранения и использования регулируется локальным Положением о защите персональных данных работника.

Их порядок хранения и использования регулируется локальным Положением о защите персональных данных работника. При заключении договора на ведение кадрового делопроизводства сторонней организацией необходимо составить к указанному положению дополнение, в котором закрепить возможность обработки персональных данных работников другой организацией. Также необходимо будет получить письменное согласие работников на то, что с их личными данными будет работать другое юридическое лицо.

Какие документы должен передать кадровик при увольнении

В частности, в данной процедуре можно выделить несколько этапов: — создание комиссии; — проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов; — составление актов приема-передачи дел. Создаем комиссию Сразу скажем, что такая комиссия не обязательна, но желательна.

Для ее создания издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируется из руководителя учреждения или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения, юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

Договор об оказании услуг по ведению кадрового делопроизводства

ДОГОВОР ОБ ОКАЗАНИИ УСЛУГПО ВЕДЕНИЮ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА № 105 Общество с ограниченной ответственностью «Бета», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице , действующего на основании , с одной стороны, и Акционерное общество «Гамма» в лице генерального директора Уварова Кирилла Васильевича, действующего на основании , именуемое в дальнейшем «Исполнитель», с другой стороны, в дальнейшем совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор (далее – Договор) о нижеследующем:1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА1.1. Исполнитель обязуется оказать Заказчику в соответствии с условиями настоящего Договора, а Заказчик обязуется оплатить услуги Исполнителя в размере, в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Договором.1.2.

Перечень услуг, оказываемых Исполнителем по настоящему Договору, перечень кадровой документации, подготавливаемой Исполнителем,а также требования к оказываемым услугам определены 1.3.

Исполнитель гарантирует, что специалисты Исполнителя обладают необходимыми профессиональными знаниями, навыками и опытом работы для ведения кадровой документации Заказчика в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ.1.4. Ни один из специалистов Исполнителя не является работником Заказчика и не вступает с последним в гражданско-правовые и (или) трудовые отношения в связи с заключением настоящего Договора.1.5.

Услуги по ведению кадровой документации Заказчика оказываются специалистами Исполнителя на территории Заказчика по адресу: 127083, г.

Москва, ул. Мишина, д. 56.1.6. Подготавливаемая специалистами Исполнителя кадровая документация Заказчика хранится у Заказчика в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ.2.

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН2.1.

Обязанности Исполнителя:2.1.1. Оказывать услуги, определенные предметом настоящего Договора, с надлежащим качеством в порядке, в объеме и в сроки, предусмотренные настоящим Договором и приложением к нему.2.1.2. Приступить к оказанию услуг в сроки, предусмотренные п. 3.1 настоящего Договора.2.1.3. Информировать Заказчика о ходе оказания услуг по настоящему Договору.2.1.4.
Информировать Заказчика о ходе оказания услуг по настоящему Договору.2.1.4.

Обеспечить конфиденциальность передаваемых Заказчиком документов и информации.2.1.5.

Обеспечить неразглашение персональных данных работников Заказчика, содержащихся в предаваемой Исполнителю кадровой документации.2.1.6. Оказывать услуги по ведению кадровой документации Заказчика в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ.2.1.7.Не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным,предоставить Заказчику два экземпляра акта сдачи-приемки оказанных услуг, подписанных со своей стороны.2.1.8. Исполнитель привлекать для выполнения работ по настоящему Договору третьих лиц.2.2.

Обязанности Заказчика:2.2.1. Своевременно передавать Исполнителю документы и информацию, необходимые для выполнения им своих обязательств по настоящему Договору.2.2.2.

Получить у работников Заказчика письменное согласие на передачу их персональных данных для обработки третьей стороне.2.2.3. Обеспечить специалистов Исполнителя помещением, оборудованным офисной мебелью, оргтехникой, средствами связи, а также предоставлять канцелярские принадлежности, необходимые для надлежащего оказания услуг по настоящему Договору.2.2.4.

Обеспечить при необходимости предоставление пояснений специалистам Исполнителя в рамках полномочий последнего, предусмотренных настоящим Договором.2.2.5.

Не заключать со специалистами Исполнителя гражданско-правовые и (или) трудовые договоры (не принимать их к себе на работу).2.2.6. Произвести своевременную оплату оказанных услуг, предусмотренных настоящим Договором, в порядке и в сроки, предусмотренные разд. 4 настоящего Договора.2.3. Права Заказчика:2.3.1.

4 настоящего Договора.2.3. Права Заказчика:2.3.1. Требовать от Исполнителя надлежащего оказания услуг в соответствии с условиями настоящего Договора.2.3.2. Требовать от Исполнителя предоставления актов сдачи-приемки оказанных услуг.2.3.3.

Проверять ход и качество работы, выполняемой Исполнителем, не вмешиваясь в его деятельность.2.3.4. Отказаться от исполнения настоящего Договора при условии оплаты Исполнителю фактически понесенных им расходов.2.4.

Права Исполнителя:2.4.1. Исполнитель вправе не приступать к работе или приостановить оказание услуг в случаях, когда нарушение Заказчиком своих обязанностей по настоящему Договору, в частности непредоставление документов или информации, препятствует исполнению настоящего Договора Исполнителем.2.4.2. Исполнитель вправе отказаться от исполнения обязательств по настоящему Договору при условии полного возмещения заказчику убытков.3.

СРОКИ ОКАЗАНИЯ УСЛУГ3.1. Исполнитель оказывает услуги по настоящему Договору в следующие сроки:– дата начала оказания услуг – 1 октября 2014 г.;– дата окончания оказания услуг – 30 сентября 2017 г.4.

СТОИМОСТЬ УСЛУГ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ4.1. За надлежаще оказанные по настоящему Договору услуги Заказчик обязуется ежемесячновыплачивать Исполнителю вознаграждение в размере 50 000 (Пятьдесят тысяч)руб.(НДС не облагается).4.2.

Оплата оказанных услуг по настоящему Договору осуществляется путем .4.3.

Оплата оказанных услуг по настоящему Договору осуществляется в течение 10 (десяти) дней после подписания Сторонами акта сдачи-приемки оказанных услуг.5. ПОРЯДОК СДАЧИ И ПРИЕМКИ УСЛУГ5.1. Не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным,Исполнитель предоставляет Заказчику два экземпляра акта сдачи-приемки оказанных услуг, подписанных со своей стороны.5.2.

Не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным,Исполнитель предоставляет Заказчику два экземпляра акта сдачи-приемки оказанных услуг, подписанных со своей стороны.5.2. Заказчик обязан в течение 5 (пяти) днейс даты полученияакта сдачи-приемки оказанных услуг возвратить Исполнителю один экземпляр акта, подписанный со своей стороны, либо представить Исполнителю мотивированный отказ от приемки услуг.5.3. В случае непредоставления Заказчиком подписанного акта сдачи-приемки оказанных услуг или мотивированного отказа от приемки услуг в срок, указанный в п.

5.2 настоящего Договора, услуги считаются принятыми Заказчиком в полном объеме и с надлежащим качеством.5.4. В случае представления Заказчиком мотивированного отказа от приемки услуг Сторонами составляется двухсторонний акт со сроками и условиями устранения замечаний.5.5. По окончании устранения Исполнителем всех замечаний, отраженных в акте, Заказчик обязан принять услуги и подписать акт сдачи-приемки оказанных услуг с учетом отработанных замечаний.5.6.

Услуги считаются принятыми Заказчиком с момента подписания Сторонами акта сдачи-приемки оказанных услуг или в случае, упомянутом в п. 5.3 настоящего Договора.6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН6.1. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая свои обязательства по настоящему Договору, обязана возместить другой Стороне причиненные таким неисполнением или ненадлежащим исполнением убытки.6.2.

В случае нарушения Исполнителем срока оказания услуг, установленного п. 3.1 настоящего Договора, он уплачивает Заказчику .6.3. Заказчик вправе удержать сумму пеней, указанную в п.

6.2 настоящего Договора, из суммы вознаграждения, подлежащего уплате Исполнителю по условиям настоящего Договора.6.4. За просрочку оплаты услуг, предусмотренных настоящим Договором, Заказчик обязан уплатить Исполнителю .7. НЕПРЕОДОЛИМАЯ СИЛА (ФОРС-МАЖОРНЫЕ ОБСТОЯТЕЛЬСТВА)7.1.

Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, если неисполнение явилось следствием природных явлений, действий внешних объективных факторов и прочих обстоятельств непреодолимой силы, за которые Стороны не отвечают и предотвратить неблагоприятное воздействие которых они не имеют возможности.7.2.

Стороны несут ответственность за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору при наличии вины только в случаях, предусмотренных законом или настоящим Договором.8. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА8.1. Настоящий Договор заключен на срок один год.8.2.

Настоящий Договор вступает в силу 1 октября 2014 г. и действует до истечения срока, указанного в п. 3.1 настоящего Договора.8.3. Настоящий Договор может быть расторгнут досрочно:8.3.1.

По письменному соглашению Сторон.8.3.2.

В одностороннем порядке при отказе одной из Сторон от настоящего Договора в случаях, когда возможность такого отказа предусмотрена законом или настоящим Договором.8.3.3. В иных случаях, предусмотренных законом или соглашением Сторон.9. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ9.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Сторонами, будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства РФ.9.2.

При неурегулировании в процессе переговоров спорных вопросов споры разрешаются в суде в порядке, установленном действующим законодательством РФ.10. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ10.1. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим Договором, Стороны руководствуются действующим законодательством РФ.10.2.

Любые изменения и дополнения к настоящему Договору действительны при условии, что они совершены в письменной форме и подписаны надлежаще уполномоченными на то представителями Сторон.10.3. Все уведомления и сообщения должны направляться в письменной форме.

Сообщения будут считаться направленными надлежащим образом, если они посланы заказным письмом, по факсу или доставлены лично по юридическим (почтовым) адресам Сторон с получением под расписку соответствующими должностными лицами.10.4. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон.

11. АДРЕСА И ПЛАТЕЖНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН Заказчик:Общество с ограниченной ответственностью «Бета»Юридический адрес: 127083, г.

Москва, ул. Мишина, д. 56ИНН/КПП 7736046991/775001001Р/с 30232810200000000003 в АКБ «Траст»К/с 30101810600000000957БИК 044525957Тел.: 8 (495) 123 45 67Факс: 8 (495) 123 45 67e-mail: общество «Гамма»Юридический адрес: 119602, г.

Москва, ул. Рузская, д. 20, кв. 20ОГРН 1236547890123ИНН/КПП 7713034163/771302001Р/с 40702810900010000087 вОАО КБ «Союз солидарных»К/с 30101810400000000223БИК 044679835Тел.: 8 (495) 674 81 95Факс: 8 (495) 674 81 96e-mail: Подписи Сторон: Заказчик:Исполнитель: Генеральный директор_____________А.И.

ПетровГенеральный директор_____________К.В. Уваров М.П.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Для оформления приема-передачи кадровых документов необходимо: 1. Подготовить кадровые документы, дела и трудовые книжки работников для передачи (пересчитать их, составить опись).

2. Создать комиссию по приему-передаче кадровых документов и провести их проверку. Комиссия создается приказом руководителя организации (уполномоченного им лица) (пример 1), которым также целесообразно утвердить ее персональный состав (с указанием должностей и Ф.

И. О. ее членов). В состав комиссии, принимающей кадровые документы, желательно включить работников, обладающих достаточными профессиональными знаниями и опытом, благодаря которым они могут надлежащим образом оценить состав передаваемых документов, наличие в них ошибок, отсутствие необходимых сведений и т. п. (например, начальник юридической службы, бухгалтер, специалист по кадрам). Комиссия проверяет состав кадровой документации и правильность ее оформления.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему Договору виновная Сторона уплачивает другой Стороне пеню в размере ___% (__________ процентов) от суммы неисполненных обязательств за каждый день просрочки исполнения.5.2. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему Договору Стороны несут иную ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.5.3.

Ни одна из Сторон не будет нести ответственности за полное или частичное неисполнение другой Стороной своих обязанностей, если неисполнение будет являться следствием обстоятельств непреодолимой силы, таких как: пожар, наводнение, землетрясение, забастовки и другие стихийные бедствия, война и военные действия или другие обстоятельства, находящиеся вне контроля Сторон, препятствующие выполнению настоящего Договора, возникшие после заключения Договора.Если любое из таких обстоятельств непосредственно повлияло на неисполнение обязательства в срок, указанный в Договоре, то этот срок соразмерно отодвигается на время действия соответствующего обстоятельства.5.4.

Сторона, для которой сделалось невозможным исполнение обязательств по Договору, обязана не позднее 5 дней с момента их наступления и прекращения в письменной форме уведомить другую Сторону о наступлении, предполагаемом сроке действия и прекращении вышеуказанных обстоятельств.

Договор оказания услуг по ведению кадрового делопроизводства

Сохранять конфиденциальность и не допускать разглашения третьим лицам сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну Заказчика, в том числе персональные данные работников Заказчика, которые станут известны в процессе оказания услуг; 2.1.4.