Нужно ли в договорах расшифровывать подписи

Сбор образцов


На сегодняшний день нет ни одного законодательного акта, который бы выдвигал требование о необходимости проведения проверки подписи контрагента. Но несмотря на данный факт, все чаще осмотрительные руководители коммерческих организаций требуют от всех своих контрагентов специальные образцы подписей, принадлежащие лицам, что несут прямую ответственность за подписание первичной документации, а также счетов-фактур. В качестве подобных образцов может выступать копия паспорта, копия пластиковых банковских карточек с подписью владельца или же доверенность, где будет указана подпись уполномоченного лица.

В иной ситуации, если компания не решится запросить такие документы, ее может ждать возникновение определенных неприятных последствий. Как показывает практика большинства коммерческих организаций, осуществление контроля полномочий лиц, что оставляют свою подпись на первичной документации, является достаточно сложной и не всегда надежной процедурой.

Как показывает практика большинства коммерческих организаций, осуществление контроля полномочий лиц, что оставляют свою подпись на первичной документации, является достаточно сложной и не всегда надежной процедурой. В особенности это касается операций, что проводятся крупными компаниями с большим товарным и денежным оборотом, которые сотрудничают с огромным количеством контрагентов. По большому счету для повышения эффективности подобных проверок необходимо создавать отдельное подразделение, которое бы работало совместно с бухгалтерией.

Одновременно с этим необходимо отметить то, что реальные последствия негативного характера при подписании первичной документации лицом без соответствующих полномочий для плательщика налогов могут возникнуть лишь тогда, когда общая доказательная база будет свидетельствовать о том, что все операции с подобным контрагентом были фиктивными. Подобные обстоятельства могут возникнуть, если контрагент окажется компанией-однодневкой, руководитель компании категорически будет отказываться от подписи, экспертиза засвидетельствует факт подделки подписи, компания не платила налоговые сборы и так далее.

Исходя из этого, если представителям компании все же удастся собрать достаточное количество доказательств, что будут подтверждать факт реальность проведения операций, а также при наличии должного уровня настороженности при выборе партнера, то, вполне возможно, организации удастся устранить все претензии налоговой службы. Подобные процессы проходят в вышестоящих налоговых органах или же в суде. Как передать данное право, можно узнать из данного видео.

Рекомендуем другие статьи по теме Источник: http://znaybiz.ru/buh/raznoe/pervichnaya-documentaciya/pravo-podpisi.html

Можно ли напечатать расшифровку подписи?

Внимание Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации.

Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам.

В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы.

Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею. Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности.

Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003». Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

  1. при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).
  2. при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Особенности оформления реквизита

В соответствии с правилами оформления документов, наименование должности пишется ближе к левому полю.

Что касается самой расшифровки, то она обозначается на уровне последней строчки документа.Если текст и реквизиты располагаются на бланке организации, то расшифровка подписи может располагаться и в верхней части. Если такая особенность присутствует, то внесение дополнительных разъяснений не требуется.Колонка «Должность» начинается с заглавной буквы. Текст всегда должен заканчиваться точкой.

Даже если в документе располагается таблица, по окончанию текста всегда должна быть расшифровка подписи и наименование должности лица, которую важно указать строго в соответствии со штатным расписанием.

Необходимо сделать соответствующие выписки.

В кадровом отделе находятся такие документы, как карточка подписей, штатное расписание, а также сведения, составляющие коммерческую тайну. Они носят особый внутренний гриф секретности по понятной причине.Что касается то оно находится по центру относительно должности лица.

Если подпись одна

В состав реквизита «Подпись» входят:

  1. личная подпись,
  2. наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации),
  3. расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней сроки.

Например: Генеральный директор ЗАО «Тор-инжиниринг» Личная подпись М.А. Демченко Если документ оформлен на бланке, то наименование организации можно прочитать и вверху и повторять его после должности не стоит.

И подпись будет выглядеть так: Генеральный директор Личная подпись М.А. Демченко Наименование должности указывается с заглавной буквы.

Предполагается, что текст заканчивается точкой. Но даже если текст заканчивается таблицей писать должность одного из руководителей организации со строчной буквы никому не приходит в голову. Наименование должности указывают строго по штатному расписанию организации.

Есть такой документ, он хранится в кадровой службе или в бухгалтерии, как правило, делопроизводителям копии с него не дают по понятным причинам. В штатном расписании против каждой должности указан размер заработной платы.

Поэтому следует попросить выписку из штатного расписания и при указании должности регулярно сверяться с нею.

Наименование организации может быть отцентровано относительно наименования должности. Личная подпись – на усмотрение должностного лица, подписывающего документ, но существует точка зрения, что в «цивилизованной» подписи должна прочитываться одна буква имени и три фамилии. Но на практике такие подписи встречаются нечасто.

Многие руководители исповедуют другой принцип:

«чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать»

. Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека.

Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела. Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны.

О личной подписи

Личная подпись оформляется в соответствии с пожеланием лица, подписывающего документ.

Данный реквизит является своего рода паспортом на бумаге для каждого гражданина. Существует такая точка зрения, что в настоящей подписи, оформленной по всем правилам, должна присутствовать первая буква имени и три последующих должны относиться к фамилии – так сказано в теории. Однако на практике подобное положение не находит своего применения.

Однако на практике подобное положение не находит своего применения. Многие граждане государства руководствуются тем, что завуалированную подпись подделать значительно сложнее.

В связи с этим, должностные лица, особенно занимающие руководящие должности, стараются использовать как можно больше завитушек и округлых линий.

Обращая внимание на проблему подделок подписи, многие забывают о том, что расшифровать подобные «шедевры» ещё сложнее. Расшифровка подписи документа представляет собой полное раскрытие инициалов.

Предъявление паспорта, конечно, не требуется, однако расшифровка должна осуществляться в строгом соответствии с именем и фамилией, указанными в нем.

Это значит, что если в удостоверяющем документе присутствует буква «ё», то и при раскрытии Ф.И.О. она обязательно должна присутствовать.

Обязательны ли в договоре: печать, подпись и расшифровка подписи юридического лица

С 7 апреля 2015 года вступил в силу , который отменил обязанность использовать круглую печать хозяйственными обществами (далее – Закон об отмене печати).

Ответы на самые важные вопросы, связанные с отменой печати для ООО и АО, читайте ниже. Необходимо ли отказываться от печати? Нет, закон предусматривает лишь право на отказ от печати, а не обязанность. Решение о том, нужна ли круглая печать в работе организации, руководство каждого ООО и АО принимает самостоятельно.
Решение о том, нужна ли круглая печать в работе организации, руководство каждого ООО и АО принимает самостоятельно.

Ничто не запрещает продолжить использовать печать как инструмент бумажного документооборота. Закон лишь разрешает отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации.

В пояснительной записке к Закону об отмене печати прямо указано:

  1. право использовать круглую печать сохраняется;
  2. у хозяйственных обществ остается возможность изготовить любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.

Имеет ли смысл отказываться от печати? В настоящее время отказываться от печати, пожалуй, не стоит. Дело в том, что по вопросу о том, действительно ли хозяйственное общество может полностью обойтись без круглой печати.

Например, Роструд настаивает на том, что любая организация-работодатель должна заверять печатью записи в трудовой книжке работника ( «О трудовых книжках и правилах распорядка»; далее – письмо № 1168-6-1). Чтобы избежать недопонимания и споров с госорганами (а также контрагентами, иными лицами), печать пока имеет смысл по-прежнему использовать.

Устав ООО (АО) не содержит положений о наличии печати, однако общество не намерено от нее отказываться.

Нужно ли дополнять устав отдельным пунктом о том, что общество имеет печать?

По возможности это стоит сделать. Однако специально ради такого пункта изменять устав, пожалуй, нецелесообразно.

С одной стороны, в настоящий момент законодательство не предусматривает каких-либо негативных последствий или рисков на случай, когда общество использует печать несмотря на то, что его устав не содержит положений о ней. Поэтому ничто не мешает обществу по-прежнему пользоваться печатью.

Так, ФНС России и ФСС России прямо указали, что хозяйственные общества могут представлять документы в налоговые органы и органы соцстрахования без заверения их печатью. Причем это никак не связано с тем, содержит устав положение о печати или нет (

«О наличии в документах печати общества с ограниченной ответственностью и акционерного общества»

, «О страховых взносах плательщиков, созданных в форме ООО и АО»).

Роструд, напротив, требует, чтобы ООО и АО использовали печати – проставляли их в трудовых книжках сотрудников. В то же время Роструд не связывает такую обязанность с положениями устава: что бы устав ни предусматривал, печать ставить необходимо (). Верховный суд РФ разъяснил, нужно ли удостоверять печатью доверенность на представление интересов ООО и АО в суде.

В такой ситуации значение имеют положения устава. Если устав содержит пункт о наличии у общества печати, то ее необходимо поставить на доверенности. Если же такого пункта нет, то печать ставить не требуется.

При этом Верховный суд РФ не предусмотрел каких-либо негативных последствий на случай, если общество, не имеющее печати по уставу, все же поставит ее на доверенности ( Обзора судебной практики Верховного суда Российской Федерации № 2 (2015), утв. Президиумом Верховного суда РФ 26 июня 2015 г.).

Из этого следует довольно простой вывод: печать – доверенности не помеха.

С другой стороны, закон предусматривает следующую обязанность: если ООО или АО имеет печать, то на ее наличие необходимо прямо указать в уставе (ст. , Закона об отмене печати). Впрочем, каких-либо санкций за нарушение этой обязанности, как было рассмотрено выше, законодательство не устанавливает.

Однако все же нельзя полностью исключать риск того, что у общества возникнут проблемы в связи с «неполнотой» устава. К примеру, у потенциальных контрагентов могут появиться лишние вопросы к обществу. В частности:

«Почему письмо-оферта с предложением заключить договор скреплено печатью, а приложенная к письму копия устава положений о печати не содержит?»

.

В конце концов, самому юристу всегда важно быть уверенным в том, что устав содержит все необходимые положения.

Когда такой уверенности нет (как в случае с печатью), поневоле возникают те или иные опасения. Например, не исключено, что в связи с «неполнотой» устава у руководства компании появятся лишние вопросы и даже претензии к юристу.

Юристу ООО или АО имеет смысл выбрать следующую тактику. Положение о наличии печати стоит включить в устав при первом его . Например, если общество в ближайшее время планирует сменить фирменное наименование, то в любом случае потребуется вносить изменения в устав.

Вместе с ними целесообразно включить в устав и пункт, посвященный печати. К примеру:

«Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения»

. В то же время изменять устав только ради пункта о печати, пожалуй, не стоит.

Дело в том, что процедура изменения устава зачастую требует много времени и денежных затрат (нужно созывать и проводить общее собрание участников (акционеров), регистрировать новую редакцию устава и т.

д.). Вряд ли в такой ситуации юристу имеет смысл сообщать руководству компании о необходимости начинать процедуру по изменению устава.

А если потом руководство и предъявит к юристу претензии в связи с «неполнотой» устава, юрист сможет обосновать свои действия следующими аргументами:

  1. вносить в устав только одно дополнение, связанное с печатью, было нецелесообразно из-за сложной и дорогой процедуры изменения устава.
  2. факт того, что общество некоторое время формально действовало без печати, используя ее на практике, не привел к каким-либо негативным последствиям;

На что можно заменить печать? Заменить печать можно более актуальными способами идентификации.

Например, электронной подписью, специальными бланками компаний, голографическими печатями. Как отказаться от печати? Сведения о наличии печати должны быть в уставе хозяйственного общества (ст. , Закона об отмене печати). Если общество решило больше не использовать печать, в устав необходимо :

  1. либо прямо предусмотреть, что общество ведет деятельность без печати.
  2. либо просто исключить положение о том, что общество имеет круглую печать;

Материалы по теме:

  1. .
  2. ;
  3. ;

Оформление подписи в документах

Характерной особенностью данного вида является использование ключа закрытого доступа.

Существование данной формы необходимо не только для того, чтобы определить личность, подписавшую документ, но и для того, чтобы определить правомерность внесённых изменений.

Третий вид электронной подписи совпадает со всеми признаками, перечисленными выше. Здесь присутствуют особые элементы защиты, например, криптозащита, которая подвергается сертификации федеральной службы безопасности.

Электронная подпись квалифицированная выдаётся только аккредитованными удостоверяющими центрами. Область применения и использования Электронная подпись является ключевым элементом электронного документооборота. Данная технология широко используется во внешнем и внутреннем обмене данных, в кадровой и законотворческой сфере, торгово-промышленной области и так далее.

Нужна ли расшифровка подписи в заявлении

Многие руководители исповедуют другой принцип: «чем подпись «заковыристее, тем ее сложнее подделать».

Что ж вполне логично, но иногда бывает чрезвычайно трудно соотнести такой шедевр криптологии с фамилией конкретного человека. Расшифровка подписи содержит указание инициалов перед фамилией через точку, без пробела.

Просить паспорт у руководителя – неуместно, но расшифровка указывается строго по паспорту и, если в фамилию входит буква «ё», то две точки сверху – обязательны. Когда подписывает заместитель Вот тут начинается настоящий полет фантазии, особенно если заместителей несколько.

Пожалуйста, несколько вариантов на выбор, и все – неправильные: Первый Заместитель Генерального директора 1-й Заместитель Генерального директора Первый зам.

Допустимо ли в договоре писать фамилию и инициалы или фио пишут полностью?

Законодательство не содержится требований о единообразном заполнении кадровых документов (т.е.

приказов, трудовых договоров и т.д.). Следовательно, допустимым является сочетание печатного и рукописного текста. На Западе вообще печатями практически не пользуются.

А у нас их сделали едва ли не обязательным реквизитом всех договоров.

Есть мнение, что проставление «м.п.» означает, что стороны согласовали особую форму договора — наличие печати.

Все юристы делятся по виду специализации, и в процессе решения своего вопроса нужно обязательно это учесть, и обращаться к нужному юристу. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

Вопрос: Между двумя организациями в письменной форме заключен договор купли-продажи, проставлены подписи представителей сторон (единоличных исполнительных органов организаций). Необходимо ли в договоре после подписей указывать их расшифровку?

(Консультация эксперта, 2010)

Вопрос: Между двумя организациями в письменной форме заключен договор купли-продажи, проставлены подписи представителей сторон (единоличных исполнительных органов организаций). Необходимо ли в договоре после подписей указывать их расшифровку?Ответ: В соответствии с п.

1 ст. 454 Гражданского кодекса РФ по договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену). Согласно п. 1 ст. 160 ГК РФ сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. На основании п. 2 ст. 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Исходя из положений ГК РФ приведение расшифровок подписей в договоре не обязательно (за исключением случаев, когда обязательность указания подобных расшифровок закреплена непосредственно в договоре или деловой переписке сторон). Правомерность подобных выводов подтверждается судебной практикой. ФАС Московского округа в Постановлении от 05.02.2009 N КА-А40/13283-08, направляя дело на новое рассмотрение, указал, что ни ГК РФ, ни законодательство о бухгалтерском учете не содержат императивных требований о расшифровке при оформлении договоров.

ФАС Поволжского округа в Постановлении от 21.06.2007 N А55-18751/2006-3 пришел к выводу, что в соответствии с положениями ст. ст. 160, 162, 434 ГК РФ внешнеэкономические сделки могут совершаться только в простой письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору, при этом положения указанных статей не содержат указания на обязательное наличие расшифровки подписи лица, заключившего внешнеторговый контракт, с указанием в качестве обязательных реквизитов фамилии, имени, отчества, а также на последствия их отсутствия. Данные выводы могут быть по аналогии распространены и на договоры, заключаемые российскими хозяйствующими субъектами.

В Постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.07.2007 N 17АП-4276/2007-АК указано, что действующее гражданское законодательство РФ не содержит требования об обязательном наличии расшифровки подписи лица, подписавшего договор. Таким образом, если обязательность приведения расшифровок подписей не закреплена непосредственно в договоре или деловой переписке сторон, после подписей представителей сторон по договору купли-продажи, заключенному в письменной форме, указывать их расшифровку не обязательно.Ю.К.Борисов Центр методологии бухгалтерского учета и налогообложения 17.03.2010

Проверяем подписи на счетах-фактурах и первичных документах

Оно может оформляться на бланке или без его применения.

Пример 19 Подписи на бланке письма организации СвернутьПоказать Пример 20 Подписи на документе, оформляемом не на бланке СвернутьПоказать Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне: Пример 21 Подписи на совместном документе СвернутьПоказать Это же правило соблюдается при подписании договора.