Какие документы должны быть у работодателя на работника

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия


Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации.

Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.

Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

). Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи: ● организация труда работников; ● заключение трудового договора и прием на работу; ● перевод на другую работу; ● предоставление работникам отпусков; ● поощрение работников; ● наложение на работников дисциплинарных взысканий; ● аттестация работников; ● ведение штатного расписания; ● учет использования рабочего времени; ● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни; ● оформление служебных командировок; ● прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении.

В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред. от 27.10.2003). Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов.

У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости. Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл.

7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний. Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

.

Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем.

В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей — для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.).

Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда: ● инструкции по охране труда по профессиям; ● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями); ● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

Обратите внимание В соответствии с подп.

«а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов.

Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст. 3.12. КоАП). Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности.

За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно — влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

ПРИЛОЖЕНИЕ Перечень кадровых документов, обязательных для организации № п/п Документ Каким документом регламентируется Примечание Срок хранения 1 Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Статья 189 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись.

Действуют до замены новыми. Постоянно 2 Положение о защите персональных данных работников Статья 86 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. Постоянно 3 Штатное расписание (ф.

Т-3) (штатная расстановка) Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. Постоянно 4 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.
№ 69) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 5 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 6 Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования.

Действует до замены новым. Постоянно 7 Положение о системе обучения Статьи 196, 197 ТК РФ При наличии системы обучения в организации. Постоянно 8 Положение об аттестации работников Статья 81 ТК РФ При проведении аттестации по решению работодателя.

Постоянно 9 График отпусков Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. 1 год 10 Трудовой договор Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Заключается в письменной форме с каждым работником.

75 лет 11 Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям – Принимаются по решению работодателя. Постоянно 12 Приказы о приеме на работу Статья 68 ТК РФ Издаются на основании трудового договора.

Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. 75 лет 13 Приказы о переводе на другую работу Статья 72.1 ТК РФ Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). 75 лет 14 Приказы об увольнении Статья 84.1 ТК РФ 75 лет 15 Приказы по основной деятельности Издаются по мере необходимости.

Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии.

В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности». 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) 16 Приказы о предоставлении отпусков Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 Издаются на основании графика отпусков или заявления работника 5 лет 17 Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Статья 128 ТК РФ Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). 5 лет 18 Личная карточка работника (форма Т-2) Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1. Ведется на каждого работника.

75 лет 19 Трудовая книжка Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69) Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

При увольнении работник получает трудовую книжку на руки.

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив 20 Договоры о полной материальной ответственности Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

5 лет 21 Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД

«Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации»

(рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет 22 Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет 23 Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении То же 75 лет 24 Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков То же 50 лет 25 Журнал регистрации командировочных удостоверений То же 5 лет 26 Табель учета рабочего времени Часть 3 статьи 91 ТК РФ Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником 75 лет 27 График сменности Статья 103 ТК РФ Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие. 1 год 28 Журнал учета проверок инспектирующих органов Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица Постоянно 29 Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий Положение об аттестации работников предприятия Оформляются аттестационной комиссией 15 лет 30 Табели и наряды работников вредных профессий Часть 3 статьи 91 ТК РФ Составляются ежемесячно.

75 лет 31 Списки работающих на производстве с вредными условиями труда Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10

«Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»

Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

75 лет 32 Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет 33 Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий; — льготной пенсии То же. 5 лет 10 лет 34 Инструкции по охране труда по профессиям Раздел 10 ТК РФ Постоянно 35 Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) Раздел 10 ТК РФ 10 лет 36 Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г.
5 лет 10 лет 34 Инструкции по охране труда по профессиям Раздел 10 ТК РФ Постоянно 35 Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) Раздел 10 ТК РФ 10 лет 36 Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90

«О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии»

(в ред.

от 06.02.2001) 5 лет 37 Акты о несчастных случаях Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях» 45 лет 38 Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний 45 лет

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ НЕ ВПРАВЕ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК

Статья 62 ТК РФ дает работнику право требовать не любые документы организации, а только те, которые связаны конкретно с ним, с его трудовой деятельностью. В качестве примера в данной статье перечислим некоторые виды справок и приказов по личному составу.

Но этот список открытый, законодатели оставили возможность запрашивать и другие документы.

И эта неопределенность часто приводит к конфликтам. Например, некоторые работники запрашивают копии штатных расписаний, локальных нормативных актов, инструкций, протоколов. Нужно ли их выдавать? По какому критерию определять, связан ли данный документ с работой конкретного работника?

Ответа в законе нет, поэтому работодателям приходится решать это самостоятельно, на свой страх и риск.

Как правильно заверить копии документов для работника?

В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации.

Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Копии документов выдаются на бланках организаций.

Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779‑X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(далее – Указ№ 9779‑X). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  1. заверительную надпись «Верно»;
  2. расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  3. должность лица, заверившего копию;
  4. личную подпись;
  5. дату заверения.

Приведем пример.Верно.Инспектор службы кадров Левченко Т.

С. Левченко24.08.2017 Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу.

Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016.

Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (

«Подлинник документа находится в (на­именование организации) в деле №… за… год»

), и заверяется печатью организации.

При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа № 9779‑X).Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.Как заверять копию документа на нескольких листах? Действительно, бывает копия документа на нескольких листах.

В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е.

местных) нормативных документов. Обязательными локальными нормативными актами являются:

  1. Инструкция по технике безопасности.
  2. Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
  3. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).
  4. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Все эти документы действуют до замены новыми.

  1. Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.
  2. График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
  3. График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

  1. должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
  2. положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
  3. коллективный договор.
  4. положение о персонале;
  5. инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  6. альбом форм документов по учету кадров;
  7. положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;

Все эти документы также действуют до замены новыми. ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ К таким документам относятся:

  1. далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
  2. трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.
  3. прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
  4. личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации.

Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

  1. о поощрении работника – форма Т-11;
  2. о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
  3. о поощрении работников – форма Т-11а.
  4. о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
  5. о приеме работников на работу – форма Т-1а;
  6. о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
  7. о направлении работника в командировку – форма Т-9;
  8. о приеме работника на работу – форма Т-1;
  9. О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
  10. о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
  11. о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
  12. о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

  1. о присвоении разряда;
  2. о привлечении к сверхурочным работам;
  3. об установлении или снятии персональных надбавок;
  4. о дежурствах;
  5. о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
  6. об изменении персональных данных работника;
  7. о досрочном снятии взысканий;
  8. о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
  9. о совмещении должностей (профессий);
  10. об изменении режима работы.
  11. о возложении взысканий;

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности.

Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика.

Это, в частности, приказы:

  1. о внесении изменений в штатное расписание;
  2. об утверждении штатного расписания;
  3. о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
  4. о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
  5. об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда.

Это тема для разговора с бухгалтерами).

Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

  1. командировочное удостоверение – форма Т-10;
  2. записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
  3. служебное задание – форма Т-10а;
  4. акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).
  5. записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В наше время существуют три способа регистрации:

  1. простейший – в журналах;
  2. и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.
  3. более совершенный – с помощью картотеки;

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы.

А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»!
А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»!

От этого зависит исход дела. Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

  1. журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
  2. Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
  3. журнал регистрации личных карточек (Т-2);
  4. журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
  5. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).
  6. журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

  1. использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
  2. предоставленные работникам отгулы и т.д.
  3. Сверхурочные работы;

Картотека предупреждений Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий.

Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

  1. ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
  2. помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.
  3. окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
  4. истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);

Какие документы должен вести индивидуальный предприниматель


Предлагаю вам главу из книги «Аудит кадровой документации своими силами». Полный список кадровых документов Теперь необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в любой организации.

Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе РФ.

Например, обязательность заключения трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67 ТК РФ, оформления трудовых книжек – статьей 66 ТК РФ, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189 ТК РФ, графика отпусков – статьей 123 ТК РФ.

Итак, перед Вами таблица, в которой перечислены ВСЕ кадровые документы, которые упоминаются в каком-либо законе или подзаконном акте, содержащем нормы трудового права.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

  1. трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см. в материале .

  1. распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);
  2. ;

О применении формы Т-1 см.

в материале . Подробнее о приказе Т-8 см. в материале .

  1. личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале .

  1. приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см. в материале .

  1. распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале .

Обязательны кадровые документы, которые требует наше государство

Документ Использование Комментарий Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Статьи 56, 189, 190 ТК РФ, хранить 1 год (после замены новыми) (ст.

407 Перечня) При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись.

Действуют до замены новыми. на самом деле нужна вещь, если в штате более 100 человек.

Рекомендую обратить на документ внимание и перераотать его в соответствии со своими требованиями к дисциплине Положение о защите персональных данных работников.

Статьи 86, 87, 88 ТК РФ. Можно установить 5 лет хранения ЭПК (по аналогии со ст.

154 Перечня) При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись. Действует до замены новым. ну, это только недавно придумали.

Сами бы сначала научились наши данные охранять, а потом заставляли малые предприятия тратиться на охрану, что кстати если грамотно подойти к этому вопросу будет стоить дороже многих этих самых малых предприятий Штатное расписание (ф.

Т-3) (штатная расстановка). Статьи 15, 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Хранить — Постоянно (ст. 32 Перечня) Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения. можно для отписки, но опять же при появлении кадрового отдела является инструментом контроля численности сотрудников.

У меня, к примеру был прецедент, когда нач склаа перебрал 30% по штатке, за что был уволен кадровик.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранить — 50 лет — ст. 358е Перечня (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.

ничего об этом не знаю � Знаю чтолько что готовят уже несколь лет закон об отмене трудовых. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69) Хранить — 50 лет (при ликвидации компании сдается в архив города, где 75 лет) Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

ну надо, так надо. Главное ответственное лиуо ознакомить с этими пунктами и точки контроля поставить со сроками не реже раза в пол года.

Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании.

Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ, ст. 135 ТК РФ. Необязаьельное хранение, можно установить 5 лет ЭПК (по аналогии со ст. 154 Перечня) При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования.

Действует до замены новым. Очень важный документ. Помогает при грамотном использовании снять нагрузку по многим вопросам: «Полагается ли премия при рождении ребенка» и тп.

Я создал и опубликовал данный документ при численности 500 человек, так как каждый день стал разяснять правила премирования и расчета отпускных Положение о системе обучения. Статьи 196, 197 ТК РФ Хранить — Постоянно При наличии системы обучения в организации.

Уж не знаю насколько важно положение, на мой взляд важно само обучение.

Положение об аттестации работников. Статья 81 ТК РФ Хранить — Постоянно При проведении аттестации по решению работодателя. График отпусков. Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 Хранить — 1 год (ст. 356 Перечня) Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Вот этот документ необходим что бы менеджеры сренего звена не распустили весь персонал в пик сезона отдыхать Трудовой договор.

Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 338 Перечня) Заключается в письменной форме с каждым работником.

Отличный документ, очень важен и для руководства. Нельзя к нему отнестись халатно, так как является главным документом в суде при трудовых спорах. А они будут, поверьте, люди все разные.

Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям. — Хранить — Постоянно Принимаются по решению работодателя. Я считаю их пережитком. К тому же в больинстве своем они составляются не правильно, не описывая контрольные точки бизнес процессов.

«отвечает за работу отдела» — часто приходится видеть в таких документах. Что это обозначает — никто не знает Приказы о приеме на работу.

Статья 68 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК Издаются на основании трудового договора.

Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Обязательно требовать правильно оформление, если не хотим потом иметь проблемы с трудовой инспекцией Приказы о переводе на другую работу. Статья 72.1 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

Приказы об увольнении. Статья 84.1 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК Обязательно требовать правильно оформление, если не хотим потом иметь проблемы с трудовой инспекцией Приказы по основной деятельности. Хранить — 1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) Издаются по мере необходимости.

Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии. В кадровой службе ведется дело. Приказ вещь хорошая, но в крупных компаниях приказы надо подкреплять изменением регламентов, иначе рискуем получить постоянные несоблюдения при текучке кадров Приказы о предоставлении отпусков.

Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 Хранить — 5 лет Издаются на основании графика отпусков или заявления работника Обязательная вещь для трудовых споров особенно при увольнении.

При чем по новым требованиям роботодатель ОБЯЗАН выгнать работника минимум на две недели. Если работник все же получил компенсацию, то надо этот вопрос с ним решить.

Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Статья 128 ТК РФ Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня) Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч.

1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч. 2 ст. 128 ТК РФ). Личная карточка работника (форма Т-2). Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№225(п. 12); постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 Хранить — 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня) Ведется на каждого работника.

у нас это все ведется в электронном виде на корпоративном сервере, где сам сотрудник вносит анкетные данные, а остальные подразделения ведут закрытые разделы о сотруднике. Трудовая книжка. Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225, Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69) Хранить — До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст.

342 Перечня), затем сдаются в архив Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

Договоры о полной материальной ответственности. ст. ст. 243, 244 ТК РФ Хранить — 5 лет Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

Очень важная точка для контроля, так как руководители таких подразделений часто свои обязанности «забывают» Журнал учета работников, выбывающих в командировки.

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» Рекомендуемый Журнал учета работников, прибывающих в командировки. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г.

N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» Рекомендуемый Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности. Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД(рекомендательно) Хранить — 5 лет Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу.

Хранить — 75 лет То же Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении. Хранить — 75 лет То же Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков.

Хранить — 50 лет То же Журнал регистрации командировочных удостоверений.

Хранить — 5 лет То же Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Часть 3 статьи 91 ТК РФ, 99 ТК РФ; постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№1 Хранить — 1 год (ст. 281 Перечня) Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником Можно применять электронные системы, но с обязательной распечаткой и визированием График сменности при сменной работе. Статья 103 ТК РФ Хранить — 1 год Доводится до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения его в действие. Журнал учета мероприятий по контролю.

Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ Хранить — 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня) Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий.

Положение об аттестации работников предприятия Хранить — 15 лет Оформляются аттестационной комиссией Табели и наряды работников вредных профессий. Часть 3 статьи 91 ТК РФ Хранить — 75 лет Составляются ежемесячно.

Самое смешное, что зачастую мы не подозреваем какие профессии вредны. Например грузкик — это вредная профессия и надо организовывать для них каждый год медосмотр Списки работающих на производстве с вредными условиями труда.

Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10 Хранить — 75 лет Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно. Списки работников, уходящих на льготную пенсию.

Хранить — 50 лет Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий;. То же Хранить — 5 лет Инструкции по охране труда по профессиям.

Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Хранить — Постоянно Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями). Раздел 10 ТК РФ, ст. 212 ТК РФ Хранить — 10 лет Важная часть.

Особенно по технике безопасности.

Если не ознакомился и прошиб голову то виноват директор. Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования.

Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г.

№ 90(в ред. от 06.02.2001) Хранить — 5 лет Кто бы знал что грузчики — это вредная профессия? Акты о несчастных случаях. Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 Хранить — 45 лет Не дай как говориться бог.