Как отчитаться сотрднику за командировочные

Как отчитаться сотрднику за командировочные

Если бухгалтерия не принимает маршрутную квитанцию


Возможно, в вашей компании работают прогрессивные бухгалтеры, которые в курсе всех нововведений. Но ещё встречаются работники бухгалтерии, которые не признают иных документов, кроме бумажных. Если у вас не хотят принять маршрутную квитанцию, распечатайте и покажите письмо Минфина РФ от 17.07.2007 № 03-03-06/4/99. В нём сказано: «оправдательными документами для признания расходов в целях налогообложения прибыли могут являться <…> распечатка электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе и посадочный талон».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п.

7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749). Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры.

При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма. Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье .

Оформление командировки за свой счет

Командировка означает совершения сотрудником служебных действий за пределами нахождения организации. В любом случае, он действует в интересах работодателя и исполняет поставленные перед ним задачи.

Поэтому, закон устанавливает обязанность работодателя оплачивать все расходы, связанные с нахождением сотрудника в командировке. При этом расходы должны быть разумными и соответствовать целям служебной поездки.

Отчет о командировке: пример заполнения формы Т-10а

В случае использования формы Т-10а, заключение о результатах выполнения служебного задания или цели поездки, делает руководитель подразделения, вписывая в форму короткую запись, что задание выполнено в полном объеме.

Если цель командировки не достигнута, вносится запись, что задание не выполнено.

Причины и условия по которым оно не было выполнено излагаются работником в виде докладной записки на имя генерального директора, который будет принимать соответствующее решение:

  1. о нецелесообразности новых поездок;
  2. о принятии мер дисциплинарного характера в случае вины работника и т.п.
  3. о направлении работника в новою командировку;

Как отчитаться за командировку

В соответствии с нормами стат.

168 ТК предприятие-работодатель должно возместить командированному лицу все понесенные за время командировки издержки. Это суточные, затраты на проезд и проживание, а также иные виды трат при их возникновении. Чтобы получить деньги от работодателя без задержек, сотрудник обязан предоставить по своему возвращению финансовый отчет о командировке, образец можно найти в интернете.

Чтобы получить деньги от работодателя без задержек, сотрудник обязан предоставить по своему возвращению финансовый отчет о командировке, образец можно найти в интернете.

Или можно составить авансовый отчет. В отчете указывается, сколько денег было получено от работодателя на поездку, какие долги числятся за предприятием или сотрудником, а также сколько средств было потрачено за время поездки. Для предоставления в бухгалтерию установлен 3-дневный срок отчета по командировочным расходам (п.

26 Постановления № 749). Дополнительно для обоснования фактически понесенных издержек командированное лицо обязано приложить все документы на проезд, жилье и т.д.

На суточные прилагать документы не требуется.

Загранкомандировки

У зарубежных служебных поездок есть свои особенности. Суточные, выданные в валюте, нужно пересчитать в рубли по курсу, который действовал на день их выдачи. Размер суточных, освобожденных от НДФЛ, за день, когда сотрудник пересек границу, равен: при отъезде в командировку 2 500 руб., при возвращении из командировки 700 руб.

Это следует из пункта 18 Положения о командировках. Если командировочные расходы (проезд, проживание и дополнительные услуги) были оплачены валютой, их стоимость нужно перевести в рубли.

При этом нужно использовать курс, указанный в документах на покупку валюты. Такую точку зрения чиновники изложили в письме от 15.06.11 № 03-03-06/1/347 (см.

«»). Средний заработок, выплаченный работнику за время загранкомандировки, считается его доходом, полученным от источника в РФ. Если сотрудник находился в зарубежной поездке недолго и сохранил статус налогового резидента, то НДФЛ с его среднего заработка считается по ставке 13%.

Если же статус резидента утрачен, то применяется ставка 30%. Об этом говорится в письме Минфина России от 28.03.12 № 03-04-06/6-82 (см.

«»). Таблица 2 Спорные вопросы, связанные с командировочными расходами (мнение чиновников и позиция судей) Вопрос Ответ Реквизиты документа Оплата проезда Освобождается ли от НДФЛ возмещение расходов на такси?

Освобождается Письмо Минфина России Освобождается ли от НДФЛ возмещение расходов на проезд до места стажировки? Освобождается Письмо Минфина России Можно ли списать в налоговом учете стоимость проезда работника-надомника? Можно Письмо Минфина России Можно ли списать в налоговом учете затраты на проезд в общественном транспорте в черте города?
Можно Письмо Минфина России Можно ли списать в налоговом учете затраты на проезд в общественном транспорте в черте города? Можно Письмо Минфина России Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиа перелета, если в билете не указана его цена?

Нельзя Письмо Минфина России Можно ли списать в налоговом учете штрафы за возврат билета? Можно Письмо Минфина России Можно ли списать в налоговом учете стоимость электронного авиабилета, если он оплачен с карты не командированного работника, а другого лица?

Можно Письмо Минфина России Можно ли принять к вычету НДС со стоимости авиабилета на основании счета-фактуры, выставленного турфирмой Можно Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.12 № А19-5831/2012 Можно ли списать в налоговом учете затраты на перелет чартерным, а не регулярным рейсом?

Можно Постановление ФАС Московского округа от 19.06.12 № А40-110493/11-99-474 Нужно ли удержать НДФЛ со стоимости билетов, если работник по своей инициативе задержался в командировке на праздники и выходные? Не нужно Письмо Минфина России Можно ли списать в налоговом учете стоимость авиабилета, если сотрудник опоздал на вылет из места пересадки? Можно списать стоимость перелета до места пересадки Письмо Минфина России Стоимость проживания и дополнительные услуги Можно ли списать в налоговом учете затраты на услуги химчистки?

Нужно ли удержать НДФЛ? Можно. НДФЛ не удерживается Письмо Минфина России Можно ли списать в налоговом учете расходы на бронирование отелей? Можно Письмо Минфина России Может ли сотрудник самостоятельно перевести документы по загранкомандировке на русский язык?

Может Письмо Минфина России Можно ли списать в налоговом учете расходы на курьерскую доставку визы? Можно Письмо ФНС России Можно ли списать в налоговом учете «иностранный» НДС, выделенные в гостиничном счете? Можно Письмо Минфина России В каком размере можно учесть расходы на аренду жилья и обучение детей работника, направленного в длительную загранкомандировку?

В пределах 20% от зарплаты Письмо Минфина России * Все унифицированные формы, которые упоминаются в данной статье, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.
** Полное наименование документа: «Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».168 852 Поделиться168 852168 852 Поделиться168 852Популярное за неделю13 87421 63746 4189 37313 949

Как отчитаться за командировку

3 апреля 2012 Автор КакПросто! В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса, работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку, обязан возместить все расходы, связанные с нею.

Сюда относят расходы на дорогу, на проживание и т.д. Возмещение происходит только после того, как работник предоставит отчет за потраченные суммы. Статьи по теме:

Вопрос «Как найти работу в IT сфере без профильного образования» — 3 ответа Инструкция 1 Согласно российскому законодательству, вы обязаны отчитаться перед бухгалтерией в течение трех дней со дня окончания служебной поездки.

Предоставьте все документы, подтверждающие факт оплаты помещения, услуг (например, телекоммуникационных), а также питания. 2 Допустим, перед отправлением в командировку вы обговорили с руководителем условие оплаты питания, то есть работодатель согласился оплачивать его.

В этом случае, обедая в ресторане или кафе, вы должны взять чеки, счета.

Обратите внимание на реквизиты, указанные в подтверждающих документах.

Например, наименование в чеке и в счете должны совпадать. Также на бланках обязательно должна присутствовать синяя печать той компании, услугами которой вы пользовались.

3 Чтобы подтвердить факт оплаты билета, вам необходимо предоставить в бухгалтерию электронный билет (если он у вас есть). Если вы использовали авиатранспорт, приложите также посадочный талон, который вы получили при регистрации.

Помните, что дубликаты данных талонов не выдаются, поэтому постарайтесь не потерять его. В некоторых случаях сотрудник бухгалтерии может потребовать вас предоставить и маршрутную квитанцию, ее вы можете получить в представительстве авиаоператора, или в его головном офисе.

4 Помимо квитанций, чеков, счетов и прочих подтверждающих документов предоставьте командировочное удостоверение. Оно должно содержать все необходимые сведения, в том числе отметки убытия и прибытия.

Заполните авансовый отчет и подпишите его у руководителя организации или другого уполномоченного лица. Полезный совет Помните, что все расходы должны быть экономически обоснованными, в противном случае они не могут быть приняты. Допустим, если вы посещали увеселительное заведение вне работы, оплату за развлечения вам не возместят.

Источники:

  1. если работник не отчитался по командировке
  2. Изменение срока командировки

Совет полезен?

Да Нет Статьи по теме:

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть различные размеры возмещения командировочных расходов для работников, занимающих разные должности.

В этом случае стоимость лишних мест:

  1. не облагается НДФЛ и страховыми взносами, так как цена всех мест в купе будет относиться к расходам директора на проезд; .
  2. можно учесть в «прибыльных» расходах. Ведь организация сама определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками своих работников; , . То есть нигде не установлены пределы по суммам расходов на проезд. Да и Минтруд разъяснял, что организация не обязана оплачивать всем работникам организации командировочные расходы в одинаковом размере. Кстати, и НДС со стоимости всех четырех билетов вы сможете принять к вычету;

Ситуация 1.

Работник направляется в командировку на личном транспорте

Типичная ситуация, часто возникает у малых и средних компаний, которые применяют ОСНО или УСН. Главные вопросы:

  1. облагаются ли такие выплаты НДФЛ.
  2. вправе ли организации учесть в расходах по налогу на прибыль или налогу при УСН фактические затраты на ГСМ или только в пределах норматива;
  3. какой документ в последнем случае регламентирует норматив;

Решение Работодатель, направляя работника в служебную командировку, обязан компенсировать ему расходы на командировки, в частности, на проезд к месту командировки и обратно (пп.

12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей принимаются в пределах норм, установленных Правительством РФ (пп. 11 п.1 ст. 264 НК РФ). Согласно ст.

167 ТК, командировка – это и есть служебная поездка, можно говорить о тождественности этих понятий в ТК РФ. А вот НК РФ в целях отнесения затрат на расходы достаточно четко эти понятия разграничивает.

При выполнении работником служебных поездок, в т.ч. в место командирования, на личном автомобиле выплачивается компенсация за использование личного имущества в служебных целях (ст.

188 ТК РФ). При этом размер возмещения расходов определяется письменным соглашением сторон трудового договора. Однако, в расходы по налогу на прибыль суммы компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей могут быть включены в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. А вот затраты на ГСМ учитываются в размере фактически произведенных и документально подтвержденных расходов (пп.

12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом чеки ККТ, акты, накладные, иные документы должны быть приложены к служебной записке. Совершенно законный вопрос: облагаются ли компенсации НДФЛ? Напомним, освобождаются от налогообложения все виды установленных ТК РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (согласно п.

3 ст. 217 НК РФ). Глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления.

При применении п. 3 ст. 217 НК РФ необходимо руководствоваться положениями ТК РФ. Иными словами, размер компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ, должен определяться письменным соглашением сторон трудового договора. Такую позицию довели до налогоплательщиков и ведомства: письма ФНС России от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@, Минфина России от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326, от 08 .08.

2012 г. № 03-04-06/9-228 (все документы доступны в СПС КонсультантПлюс).Совет Не забудьте закрепить в локальном акте организации саму возможность поездки в командировку на личном транспорте работника, сумму компенсации, а также правила подтверждения фактического количества дней нахождения в командировке и выплаты компенсации.

Подтверждаем срок командировки, когда нет проездных билетов

Как подтвердить фактический срок пребывания работника в командировке в случае отсутствия проездных документов, документов по найму жилого помещения и документа от принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования (убытия из него), так как работник направлен в командировку для оказания технической помощи (ремонт другого нашего автомобиля) на трассе М2 (г.

Белгород)? : В случае проезда на служебном или личном транспорте срок нахождения в командировке может быть определен на основани и п.

7 Положения :

  1. документов, подтверждающих использование служебного транспорта (автомобиля работника) для проезда к месту командирования и обратно. Это могут быть, например, путевой лист, маршрутный лист. А также, скажем, различные счета, квитанции, чеки АЗС и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.
  2. служебной записки;

Как мы поняли, ваш работник был командирован для помощи в ремонте автомобиля вашей компании. То есть принимающей стороной выступала ваша же организация. В такой ситуации подтверждением принимающей стороны может послужить, например, служебная записка водителя сломанного автомобиля с информацией о дате прибытия (убытия) командированного работника.

Заполняет бухгалтерия

Сотрудник бухгалтерии должен внимательно проверить отчет работника в его присутствии на предмет наличия ошибок и неточностей (при обнаружении ошибок работнику придется заполнять форму заново). 15. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается 16. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу (если выдавались наличными, если было безналичное перечисление деньги будут удержаны по заявлению работника на основании авансового отчета), указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывается еще раз 17.

Далее бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику 18. На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписал сотрудник и бухгалтер должны совпадать 19.

На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах 20. Далее бухгалтер прикладывает к форме отчета копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и документы, подписывает отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору 21.

Генеральный директор утверждает отчет и возвращает его в бухгалтерию где он храниться пять лет со всеми приложенными к нему документами, после чего уничтожается установленным в организации порядком На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном законом порядке. Так же начальство может запросить отчет о коммандировке в свободной форме.

. Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Какие документы понадобятся, чтобы подтвердить командировочные расходы

Не позже чем через три дня после возвращения из поездки работник обязан отчитаться о потраченных суммах. Обратите внимание, что все траты должны иметь документальное подтверждение и быть целесообразными.

Иначе работодатель может отказаться компенсировать их.

К документам, подтверждающим командировочные расходы, относят:

  1. авансовый отчет с указанием затрат, а также суммой, которую выдали работнику. Если в командировке было потрачено больше, чем сумма выданного аванса, производится доплата. Если по документам деньги еще остаются, их необходимо вернуть в кассу. Либо работодатель самостоятельно удержит из заработной платы нужную сумму ().
  2. проездные билеты, в том числе оформленные через интернет;
  3. командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, если оно оформлялось в начале командировки;
  4. любые квитанции и счета за проживание, аренду транспорта, полученные услуги или приобретенные товары, которые закупались для выполнения служебного задания;

Также важным документом является отчет (служебная записка) о выполнении служебного задания в поездке. В противном случае целесообразность командировочных расходов будет не доказана.

Отметим, что такой отчет может также стать источником информации о продолжительности командировки, если работник добирался до пункта назначения на личном или служебном транспорте.

Для чего нужен документ

Командировка может быть связана с самими разными целями:

  1. участием в семинарах тренингах;
  2. заключением договоров;
  3. обучающих мероприятиях и т.д.
  4. проведением переговоров;
  5. закупками и продажами товарно-материальных ценностей;
  6. обслуживанием удаленного структурного подразделения;

При этом, вне зависимости от целей, по результатам поездки командированный должен составить и передать начальству отчет о выполнении задания.

Отчёт о командировке нужен обеим сторонам трудовых отношений.

На основании отчета руководство предприятия имеет возможность определить, насколько хорошо сотрудник справился с теми вопросами и задачами, которые он должен был решить в командировке.

Работнику же он позволяет избежать необоснованных претензий на предмет неудовлетворительных результатов поездки.