Кадровик по совместительству бухгалтер как оформить

Кадровик по совместительству бухгалтер как оформить

Бухгалтерия и отдел кадров. разделяем и властвуем?


А это значит, что в кадровом деле бухгалтер «выкраивает» в свой отдел только то, что касается бухгалтерского и налогового учета сумм, определяемых как оплата труда, компенсационные и другие выплаты сотрудникам. Именно с этими цифрами и должен работать бухгалтер, а достоверную информацию по ним следует требовать от отдела кадров.

Далее происходит расчет налоговой базы по ЕСН, удержание НДФЛ в качестве налоговых агентов и уплата страховых взносов и налогов в соответствующие структуры.

Связанная с этим делопроизводством отчетность также должна находиться в компетенции бухгалтерской службы, так как декларации заполняются руками ее сотрудников, все документы при налоговых проверках проходят через этот же отдел.

Что должен знать и уметь бухгалтер по кадрам?

Кадровое делопроизводство зачастую делают дополнительной нагрузкой для бухгалтерии.

Причем ее возлагают если не на самого главбуха, то на бухгалтера по расчету заработной платы, как на уверенного пользователя 1С:ЗУП.

Аргумент – эту же программу используют в своей работе и кадровики. Однако, помимо учетной программы, обычному бухгалтеру необходимо знать также:

  1. трудовое и миграционное законодательство;
  2. законодательства о защите персонифицированной информации и пенсионном обеспечении.

Помимо теоретических знаний от бухгалтера по кадрам ожидают, что он обладает умением:

  1. вести персонифицированный учет.
  2. оформить трудовые книжки и договоры материальной ответственности;
  3. вести различные регистрационные журналы, в том числе по учету трудовых книжек;

Как правило, не лишними будут и умения по составлению различных форм отчетности, связанной с зарплатой и персонифицированными данными. Однако мало кто осознает, что во время отчетности бухгалтер не будет иметь времени решать кадровые вопросы.

Если бухгалтер по зарплате делает еще и отчетность, то в данном случае совмещение функций не эффективно. О других случаях, когда совмещать по сути двух специалистов в одном лице – не лучшая идея, читайте в нашей статье

«Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство»

.

Трудовой договор главного бухгалтера по совместительству

Зачастую требуют не менее трех лет стажа.

  1. Информированность относительно структуры компании, а также ее перспектив развития.
  2. Отсутствие текущего уголовного наказания за преступления в экономической сфере.
  3. Наличие у данного сотрудника навыков менеджмента.

Таким образом, главный бухгалтер по совместительству должен иметь перечень характеристик, которые не обязательно иметь рядовому сотруднику.

Соответственно, процесс трудоустройства также усложняется ввиду возможного отсутствия у кандидата необходимых требований. Особенности Особенность трудоустройства главного бухгалтера в том, что на труд сотрудник будет тратить не более четырех часов в день.

При этом трудовым договором может быть установлено и меньшее количество рабочего времени.

Трудовой договор с внешним совместителем: пример

Директор планирует взять на работу бухгалтера-совместителя.

Напомним, что совместительством считается работа, выполняемая по отдельному трудовому договору в свободное от основной работы время (ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Внешний совместитель – это сотрудник, работающий у нескольких работодателей.

В то время как внутренний совместитель работает по нескольким договорам в одной организации (у одного индивидуального предпринимателя). Трудовой кодекс накладывает временные ограничения на работу совместителя. Так, по общему правилу, совместитель не должен работать больше 4 часов в день (ст. 284 ТК РФ).Работа сверх этой нормы допускается, если совместитель свободен от основной работы, например, он находится в отпуске за свой счет.
284 ТК РФ).Работа сверх этой нормы допускается, если совместитель свободен от основной работы, например, он находится в отпуске за свой счет. Однако это не следует рассматривать в качестве возможности работать по 8 часов постоянно.

Ведь по итогам учетного периода, принятого в организации (месяц, квартал и т.д.) отработанное им время не может превышать половину нормы, установленной для обычных сотрудников.Итак, оформляя совместителя нужно заключить с ним трудовой договор. Самые популярные варианты совместительства – это работа на 0.5 и 0.25 ставки.

Помимо этого нужно прописать условие о ежегодном отпуске. Ведь время отпуска совместителя зависит от времени отпуска на его основной работе.Чтобы не ломать голову, составляя трудовой договор с внешним совместителем на 0.5 (0.25) ставки, наши специалисты подготовили заполненный образец.

Источник: , пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Взаимодействие внутри фирмы

Бухгалтер-кадровик осуществляет внутрифирменное взаимодействие:1.

С руководителем предприятия либо другим лицом, временно исполняющим его обязанности:

  1. получения информации, необходимой для выполнения своих функций.
  2. по вопросам получения приказов, указаний, распоряжений, имеющих отношение к его служебной деятельности;

2. С Главным бухгалтером с целью:

  1. получения распоряжений, указаний, касающихся оформления отчетной документации, нормативных документов;
  2. с целью предоставления информации, необходимой для выполнения должностных обязанностей бухгалтера-кадровика.

3.

С работниками бухгалтерии с целью:

  1. получения документов, необходимых для исполнения бухгалтером-кадровиком должностных функций;
  2. предоставления входящей документации и иной информации, связанной с деятельностью бухгалтера-кадровика.

4. С другими работниками организации с целью:

  1. предоставления исходящей из структурных подразделений организации корреспонденции.
  2. получения документации, необходимой для реализации служебных функций бухгалтера по кадрам;

Таким образом, бухгалтер-кадровик совмещает главным образом функции менеджера по кадрам и бухгалтера по заработной плате.То есть в его обязанности входит контактировать с работниками по поводу решения текущих проблем, связанных с приемом на работу, уходом в отпуск, пенсионными отчислениями и т.п. В то же время на бухгалтера-кадровика возлагаются и функции, связанные с бухгалтерским учетом и финансовой отчетностью в сфере труда и заработной платы.В условиях малого предприятия это создает определенные удобства как руководству, так и самим работникам.

Например, заработная плата — такая категория, которая в крупных организациях находится в ведении как бухгалтерских, так и кадровых структурных подразделений.

По ряду вопросов, связанных с зарплатой, работник вынужден обращаться вначале в бухгалтерию, а затем — в отдел кадров, так как между ними существует строгое распределение полномочий.При наличии должности бухгалтера-кадровика необходимость в этом отпадает.Можно привести и ряд других примеров, доказывающих целесообразность введения штатной единицы бухгалтера по кадрам на предприятиях . Материалы из раздела Подразделы: Обсуждения Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: Москва Получите бесплатную консультацию прямо сейчас: Москва © Copyright 2019

Должностная инструкция бухгалтера-кадровика – образец 2019

Совмещение должностей бухгалтера и кадровика в одном лице не прописано ни в одном стандарте, поэтому составление должностной инструкции такого работника целиком и полностью зависит от:

  1. реального состояния дел в компании;
  2. пожеланий (требований) руководства.

Должностные инструкции – это не обязательное условие трудовых отношений, а, скорее, добрая воля.

Однако, чтобы расставить все точки над i в таком непростом симбиозе двух смежных отраслей, инструкцию лучше все-таки составить.

Например, так, как в представленном ниже образце.
Скачать должностную инструкцию бухгалтера-кадровика Грамотная должностная инструкция сослужит хорошую службу, когда у компании возникнут неприятности из-за:

  1. разбирательства с прокуратурой (налоговой инспекцией, полицией, миграционной службой).
  2. проверок Роструда или Роскомнадзора;

К сожалению, такие проблемы обычны для компаний, считающих, что бухгалтер-кадровик будет вести кадровое делопроизводство качественно.

Как правило, таким сотрудникам не хватает ни времени, ни знаний, ни понимания важности кадровой работы. Многие бухгалтеры даже не понимают, что заполнение трудовых книжек – самая малая толика возложенных на них обязанностей кадровика.
Мы советуем не тратить время на разработку должностной инструкции, если для вашей компании характерны:

  1. частые изменения условий труда (например, командировки или работа вахтовым методом);
  2. привлечение для выполнения ряда функций кадровика, кроме бухгалтера, еще и сотрудника HR-отдела.
  3. высокая текучка;
  4. большой процент низкоквалифицированного персонала;
  5. постоянное расширение соцпакета;

Также не обойтись силами бухгалтера-кадровика, если в компании запланировано сокращение штата в целом. Более того, здесь необходим специалист с опытом решения конфликтных ситуаций.

Помните, что переложить штрафы, полученные компанией, на бухгалтера-кадровика – задача почти нереальная. Между тем, воспользовавшись нашей услугой кадровое делопроизводство, вы фактически получаете страховку от всех неприятностей. Причем не только потому, что мы применяем риск-ориентированных подход, но и потому, что наша ответственность – застрахована.
Причем не только потому, что мы применяем риск-ориентированных подход, но и потому, что наша ответственность – застрахована. Наш аутсорсинг кадровой службы весьма разнообразен: от удаленного обслуживания до внедрения в компанию нашего кадровика (импланта).

Он не будет состоять в вашем штате, и для него вам не нужно разрабатывать должностную инструкцию. Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога Подписаться Поделиться статьей Наши лучшие статьи

Заказ обратного звонка Ваше имя Ваш телефон Удобное время звонка Через 30 минут В течение дня Утром с 9 до 12 Днем с 12 до 15 Вечером с 15 до 19 Что вас интересует? Бухгалтерское обслуживание Оптимизация налогов Расчет зарплаты и кадры Восстановление учета Нулевая отчетность Другое Нажимая на кнопку «Заказать звонок», вы даете согласие на обработку своих персональных данных Наверх Регулярное обслуживание

Консалтинг / проекты

Разовые услуги

Полезная информация

О компании

© 2004—2019, ООО «1С-ВайзЭдвайс» ИНН — 7721641003 КПП — 772101001 +7 (495) 995-82-58 многоканальный Наш офис в Москве: Рязанский проспект, д.75, корп.4 Наш офис в Санкт-Петербурге: ул. Кропоткина, д.1, БЦ «Сенатор»телефон: +7 (812) 309-71-93

Другие компании группы Wiseadvice false

Специфика приема на работу по совместительству

Для оформления совместителя потребуются те же документы, что и для приема на основную работу, кроме трудовой книжки.

В говорится, что

«при приеме на работу по совместительству к другому работодателю работник обязан предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность»

. Документ об образовании или его заверенная копия станут необходимы в том случае, если работа требует специальных знаний и их необходимо подтвердить.

В некоторых случаях от совместителя нужно затребовать дополнительные документы:

  1. справку о характере и условиях труда по основному месту работы — на работы с вредными или опасными условиями труда ();
  2. справку о характере и условиях труда по основному месту работы — на работы, связанные с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств ();
  3. разрешение уполномоченного органа юрлица или собственника имущества организации с основного места работы — на должность руководителя ().

Пошаговая инструкция

Подготовка должности Если речь идет именно о совмещении должностей как таковом (в отличие от расширения зоны обслуживания), то необходимо соблюсти следующие условия:

  • должность должна присутствовать в штатном расписании;
  • должность должна быть вакантной.

Последнее условие не вытекает напрямую из требований ТК, но часто принимается во внимание судами и инспекцией.

Иногда специально для совмещения в штатное расписание вводится новая должность. Стоит помнить, что не является вакантной временно не занятая должность, то есть если замещающий ее работник находится в отпуске, в том числе в декретном.

Для поручения дополнительной работы по временно не занятой должности используется формулировка

«исполнение обязанностей временно отсутствующего работника»

. 2. Письменное согласие работника В соответствии со статьей 60.2 ТК РФ дополнительная работа может быть поручена работнику только с его письменного согласия. Такое согласие можно оформить двумя способами:

  • С подачи сотрудника — он пишет заявление с просьбой возложить на него в порядке совмещения обязанности по желаемой должности (). Как вариант: в порядке расширения зоны обслуживания или в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего работника. В последнем случае наряду с должностью указывается имя временно отсутствующего сотрудника. Затем руководитель организации дополняет заявление своей положительной резолюцией с поручением начальнику отдела кадров подготовить проекты соответствующих документов.
  • С подачи руководства — составляется докладная записка руководителя отдела с просьбой возложить на сотрудника обязанности по совмещаемой должности (). В свою очередь сотрудник дополняет докладную записку своим письменным согласием с подписью «Согласен на совмещение должностей». Затем накладывается резолюция руководителя.

В заявлении или докладной записке уже может содержаться указание срока совмещения, если оно будет оформлено на определенный срок.

3. Дополнительное соглашение к трудовому договору Совмещение затрагивает трудовые функции работника, а они являются предметом трудового договора.

Следовательно, совмещение требует заключения с работником дополнительного соглашения к трудовому договору ().

В соглашение обязательно должны быть включены следующие параметры:

  • Срок выполнения дополнительной работы.
  • Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания).
  • Если основанием для подготовки дополнительного соглашения стало заявление работника, указывается, что обязанности возлагаются на сотрудника по его просьбе.
  • Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции.

4.

Приказ по личному составу Основанием для начала работы по совмещению является соответствующий приказ по личному составу (). Он составляется на основании дополнительного соглашения в свободной форме на бланке приказов по личному составу.

Приказ обязательно должен содержать ряд элементов:

  • Содержание дополнительной работы, то есть дополнительные трудовые функции.
  • Заранее оговоренный размер вознаграждения за дополнительную работу.
  • Особые условия (если требуются).
  • Вид дополнительной работы (совмещаемая должность, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника или зона обслуживания).
  • Срок выполнения дополнительной работы.
  • Должность, по которой устанавливается совмещение (если дополнительная работа поручается именно в порядке совмещения).

Особые условия — это новая ответственность или новые полномочия, необходимые для выполнения дополнительных функций. Например, для должности кассира — материальная ответственность, для специалиста кадровой службы — ответственность за ведение трудовых книжек, для руководящей должности — право подписи и право принятия управленческих решений.

Три способа наделить главбуха полномочиями по кадрам

ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ Проще всего ввести обязанности главбуха по кадрам в трудовой договор Ответственного за ведение трудовых книжек назначают приказом Во многих компаниях кадровый документооборот сейчас возлагают на финансовую службу и на главбуха в частности. Зачастую это никак не оформляется.

Однако рано или поздно это может сказаться на сотрудниках при назначении пенсии, а также вызвать ненужные вопросы у трудовых инспекторов.

Поэтому лучше, чтобы главбух курировал кадры на законных основаниях.

Как оформить кадровые обязанности главбуха Оформить обязанности главбуха, равно как и любого сотрудника финансовой службы по кадровому делопроизводству, можно тремя способами.

Первый: в трудовом договоре и должностной инструкции можно расширить список обязанностей – включить туда и руководство кадрами, и составление различных кадровых документов, и ведение лицевых карточек и трудовых книжек. Плюс такого варианта в том, что не придется вводить дополнительную должность в штатное расписание.

Однако важно, чтобы в трудовом договоре (дополнительном соглашении) не было написано, что главбух выполняет функции инспектора по труду, поскольку это может быть истолковано как совмещение должностей.

Увеличение заработной платы возможно, но не обязательно. Второй: передачу кадровых дел можно оформить как совмещение должностей (ст. 60.2 ТК РФ), заключив допсоглашение к трудовому договору.

Такой вариант предполагает исполнение дополнительных обязанностей в течение обычного рабочего дня, но за обязательную дополнительную плату (ст. 151 ТК РФ). Ее размер может быть ниже МРОТ – на усмотрение сторон.

При совмещении также важно прописать, на какой срок оно устанавливается.

При этом у главбуха есть формальное право в любой момент досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы (так же, как и у работодателя – от своего предложения), письменно предупредив об этом не позднее чем за три календарных дня.

Третий: кадровая работа на условиях внутреннего совместительства (ст. 60.1 ТК РФ). Для этого нужно составить отдельный трудовой договор. При этом можно указать должность инспектора по кадрам.

По табелю такая работа не может превышать четырех часов (ст. 284 ТК РФ). А зарплата не должна быть ниже МРОТ. Усложняет этот способ расчет отпускных, компенсации за неиспользованный отпуск, среднего заработка за время командировки.

Их исчисляют отдельно по основному месту работы, отдельно – по совместительству. Когда подпись главбуха в трудовой книжке имеет силу Делать записи в трудовых книжках главбух вправе, если такая обязанность на него возложена приказом руководителя (п. 5 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225).

При этом подписываться он обязан должностью, которая зафиксирована в трудовом договоре (основном или по совместительству).

И хотя на практике Пенсионный фонд при назначении пенсии особо не проверяет, был ли главбух уполномочен заверять записи в трудовой книжке, приказ такой все же лучше составить. Это исключит лишние проблемы сотрудникам при назначении пенсии.

Заверять все записи нужно исключительно основной печатью компании. Никакие другие печати («Для документов», «Бухгалтерия» и т.

п.) использовать не рекомендуется (п. 35 Правил). Из-за такой мелочи у сотрудника потом могут возникнуть проблемы при оформлении пенсии.

Хранение, учет и выдачу трудовых книжек можно приказом поручить другому сотруднику, например рядовому бухгалтеру.

Больничный отпускным не помеха

О.Р. Златоульская, г. Мытищи По графику работник уходит в отпуск с 1 августа. Но пока находится на больничном, по телефону предупредил, что 31 июля сдаст закрытый больничный.

А я сомневаюсь, закроют ли ему больничный. Выплачивать ли отпускные? Как мне правильно все оформить, если он продолжит болеть? : Вы обязаны начислить и выплатить отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.

Сделайте это, поскольку дата отпуска известна заранее из графика отпусков и у вас нет письменного заявления работника с просьбой о переносе отпуска на другой период. Если же работник продолжит болеть и после начала отпуска, то будете действовать так. ШАГ 1. Оплатите все дни нетрудоспособности, после того как работник принесет вам закрытый больничный лист.

ШАГ 2. Оформите:

  1. работник захочет продлить отпуск на количество дней болезни, которые пришлись на период отпуска, то в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12) на основании приказа о предоставлении отпуска и больничного листа отметьте:
  1. дни, на которые продлевается отпуск, — кодом «ОТ» или «09».
  2. дни временной нетрудоспособности буквенным кодом «Б» или цифровым «19»;

Основные требования к специальности

На должность бухгалтера расчетного стола, как правило, принимается:

  1. специалист с законченным высшим профессиональным (экономическим) образованием, прошедший специальную подготовку по установленной программе, со стажем работы по учету и контролю не менее 3 лет.
  2. специалист со средним профессиональным (экономическим) образованием без предъявления требований к стажу работы;

Бухгалтер расчетного стола относится к категории специалистов, управленческому персоналу. Подчиняется непосредственно главному бухгалтеру.

Бухгалтер формально относится к кадровому учету

Не осознавая всю важность и ценность кадрового делопроизводства, бухгалтеры относятся к оформлению «кадровых бумажек» формально.

Это приводит к тому, что кадровая документация ведется неправильно, с массой недочетов и ошибок.

Бухгалтеры считают, что, раз это не отчетность и ее никуда не сдавать, то «и так сойдет».

К чему может привести нарушение трудового законодательства?

В соответствии со ст. 5.27 КоАП, нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на генерального директора до 5 тыс.

руб., а на компанию до 50 тыс.

руб. Также возможна замена штрафа на административное приостановление деятельности до 3-х месяцев. Повторное нарушение законодательства должностным лицом, которое ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет. Велика вероятность и репутационных рисков.

Например, в случае отсутствия должностных инструкций, могут возникнуть сложности с увольнением сотрудника в связи с невыполнением им своих трудовых обязанностей.