Должностная специалиста по техническому документообороту

Должностная специалиста по техническому документообороту

Должностная инструкция специалиста по документообороту


Вы здесь Опубликовано 2010-06-13 04:55 пользователем HRDI 251 Общие положения 251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела. 251.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.6 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия. 251.7 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту. 252 Цели и должностные обязанности 252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей: 252.1.1Координация информационных потоков между XXX и Контрагентами.

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей. 252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности: 252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне; 252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам; 252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании; 252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями: — с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации; — с почтовыми отделениями по вопросам организации отправки и получения корреспонденции, приходящей по фактическому и юридическому адресу компании. 253 Показатели оценки деятельности Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей: 253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах: 254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***; 254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ; 254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ; 254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ; 254.6 Положение об Административном отделе XXX ; 255 Права Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции; 255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, Работы группы, отдела в целом; 256 Ответственность Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

257 Требования к работнику при приеме на работу Общие обязательные требования 7.1 Образование Среднее специальное, высшее 7.2 Опыт работы От 0,5 года в области делопроизводства 7.3 Профессиональные навыки Знание делопроизводства и документооборота. Специальные требования 7.4 Знание специального ПО, технических систем Пользователь MS Office.

7.5 Знание нормативной документации — 7.6 Владение методиками — 258 Словарь специальных терминов и сокращений Термин, сокращение Определение термина, сокращения 8.1 АдмО Административный отдел 8.2 ГР ЕСС Группа развития единой системы справочников Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

259 Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил. Вид документа: Ключевые слова: Рубрика: Оцените публикацию +1 0 -1

Делопроизводитель – кто это?

Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.

Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством. На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик.
На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик.

На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.

В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов.

Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.

Важно Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей.

Можно также использовать профстандарт №1044.

Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:

  1. во время собеседования с претендентом на должность;
  2. в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.
  3. в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;

Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.

Должностная инструкция для специалиста по документообороту

Общие сведения о профессии специалист по документообороту Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст.

195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности.

  1. Иметь особые личные качества, к которым относится: способность концентрировать внимание длительное время, развитое мышление, отличная память, организованность, аккуратность, умение работать с большими объемами информации (анализировать и систематизировать ее), усидчивость и способность выполнять однообразную работу с постоянным высоким качеством.

Обязанности специалиста по документообороту с партнерами банка:

  1. Взаимодействие с контрагентами и партнерами банка, сотрудниками иных организаций и структурных подразделений банковского учреждения в рамках своей компетенции.

Обязанности специалиста по документообороту Он позволяет не задерживать документы в отделах или не терять их после отправки.

Специалист по документообороту – должностная инструкция

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности специалиста по документообороту Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации.

Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией.

Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность?

Об этом и не только далее.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Вы здесь Опубликовано 2007-03-06 03:08 пользователем HRTrud 1.

Общие положения 1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена.

На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития. 1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору.

ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании.

ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании. 1.4. ВСпоДО должен знать: 1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. 1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП). 1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании. 1.4.6. Методы оформления и обработки документов. 1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола. 1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота. 1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности. 1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов. 1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда. 1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации. 1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники. 1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности. 1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации. 1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется: 1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании. 1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией. 1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании. 1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором. 1.5.7.

Положением о персонале. 1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО. 1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору компании.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата. 1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей. 2. Должностные обязанности ВСпоДО: 2.1.

Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. 2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления.

Обеспечивает хранение печатей компании. 2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение.

Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота. 2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. 2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. 2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них. 2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). 2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании. 2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности. 2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

3. Права ВСпоДО имеет право: 3.1. Выносить на рассмотрение управляющего директора, административного директора и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях. 3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата. 3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение административного директора и управляющего директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. 4. Ответственность ВСпоДО несет ответственность: 4.1.

За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями: 5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр. 5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.). 5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»: Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании Дата: «__» __________ 20__ г.

________________ (Личная подпись) Вид документа: Ключевые слова: Рубрика: Оцените публикацию +1 0 -1

Заключение

Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ. Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.

Должностная инструкция менеджера по документообороту

Права менеджера по работе с документацией Общие сведения о профессии специалист по документообороту Специалист по документообороту по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют — штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных — разные.

С 1 июля года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов , и ст.

Профессиональные требования

Специалист должен знать:

  1. организацию делопроизводства на предприятии;
  2. правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
  3. сроки и порядок сдачи дел в архив;
  4. применение средств вычислительной и организационной техники;
  5. правила внутреннего трудового распорядка;
  6. порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  7. документы менеджмента качества.
  8. структуру предприятия;
  9. схемы документооборота;

Видео (кликните для воспроизведения). Специалист по работе с документами имеет право:

  1. Принимать решения в пределах своей компетенции.
  2. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
  3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
  4. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
  5. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (соответствие ГОСТ).
  6. Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.
  7. Использовать льготы, установленные законодательством и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.
  8. Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

Должностная инструкция инженера

Достижения науки и техники, передовой отечественный и зарубежный опыт в соответствующей области деятельности.

  • 4.10. Основы экономики, организации труда и управления.
  • 4.11.Основы трудового законодательства.
  • 4.12.

    Правила внутреннего трудового распорядка.

  • 4.13.Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
  • На время отсутствия инженера (болезнь, отпуск, командировка, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
  • Инженер:

    1. Выполняет с использованием средств вычислительной техники, коммуникаций и связи работы

    Общие сведения о профессии специалист по документообороту

    Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение.

    В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные. С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст.

    195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения. Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности.

    Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044. Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

    1. при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
    2. при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
    3. на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

    Эти два профстандарта документоведа позволяют:

    1. сформировать перечень его трудовых функций.
    2. предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
    3. грамотно сформулировать название должности;

    Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

    1. стаж аналогичной работы от полугода.
    2. высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,

    Соискатель должен знать:

    1. правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.
    2. систему организации делопроизводства;
    3. структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
    4. схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
    5. организационную культуру и нормы делового этикета;
    6. правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
    7. стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
    8. порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
    9. порядок применения средств вычислительной и организационной техники;

    От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота. В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

    1. Уставом хозсубъекта;
    2. ПВТР;
    3. локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
    4. правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
    5. административным распоряжениям и приказам;
    6. разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

    Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей.

    После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

    Специалист по документообороту обязанности

    Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда. 1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

    Вести контроль исполнения организационно-распорядительных документов от Президента и Правительства РС (Я). Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

    Составлять описания проводимых работ, необходимые спецификации, диаграммы, таблицы, графики и другую техническую документацию. Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю.

    Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

    1. регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
    2. прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
    3. организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
    4. выполнение мелких поручений директора;
    5. контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
    6. организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.
    7. обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;

    На сегодняшний день оформление должностных инструкций обязательно только для гражданских служащих (ст. Подготавливает сводные описи и перечни технических документов, акты на их передачу, списание и уничтожение. Общие положения1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена.

    На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.1.2. На должность техника по документации принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность?

    Об этом и не только далее. Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей.

    После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения. Как правило, в них указываются полномочия работника; устанавливаются критерии оценки работы, формы ответственности за результаты и последствия своей деятельности; прописываются все информационные внутренние и внешние взаимосвязи, необходимые сотруднику для выполнения его работы. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность технического специалиста [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

    Выполнять необходимые технические расчеты, разработку несложных проектов и простых схем, обеспечивая их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам и нормативным документам. Осуществлять наладку, настройку, регулировку и опытную проверку оборудования и систем в лабораторных условиях и на объектах, следить за его исправным состоянием.
    Осуществлять наладку, настройку, регулировку и опытную проверку оборудования и систем в лабораторных условиях и на объектах, следить за его исправным состоянием. Должностная инструкция специалиста по документообороту: 251.002 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

    Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов. Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

    Должностная инструкция менеджера по документообороту в розницу

    Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

    4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).

    4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

    4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

    Источник: http://dipna5.ru/dolzhnostnaya-instruktsiya-menedzhera-po-dokumentooborotu-v-roznitsu/

    6 Ответственность

    6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией. Начальник административного отдела А.А. Рублев Согласовано: Начальник юридического отдела С.С.

    Сергеев Начальник отдела кадров И.И.