Документы обязательные для всех организаций

А конкретнее?


Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.

Можно выделить условно обязательные.

Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст.

ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. ТК РФ), Положение об охране труда ( ТК РФ).

Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу.

Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией. Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.

Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником.

Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:

  • Инструкции по электробезопасности, пожарной безопасности и охране труда ().
  • Штатное расписание (Постановление Госкомстата России от ).
  • Положение об оплате труда работников, Положение о премировании и материальном стимулировании работников ().
  • График отпусков (ст. ТК РФ, Постановление Госкомстата России от ) — точки зрения на этот документ расходятся, чуть ниже мы поясним ситуацию.
  • Положение о коммерческой тайне (Федеральный закон «О коммерческой тайне»).
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ТК РФ).
  • Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ).
  • Положение об охране труда ().
  • Должностные инструкции (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0) — документ нужен, если трудовые функции не прописаны в трудовых договорах.

Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС.

Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными.

В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.

Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.

Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов.

Та же ситуация складывается с графиком отпусков.

В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.

Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал. Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.

Обязательные локальные нормативные акты

Вы здесь Опубликовано 2007-01-25 23:52 пользователем HRTrud «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2006, N 11 Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты.

Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно.

И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.

На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты. Примечание. При разработке и утверждении указанных документов следует помнить о том, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст.

8 ТК РФ). Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться (ст.

9 ТК РФ). Важно знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер.

Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами. Для удобства информацию по кадровым документам мы свели в таблицу 1.

Таблица 1 Перечень необходимых кадровых документов Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется Общие документы Правила внутреннего трудового распорядка Статья 189 ТК РФ Обязательно Штатное расписание Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 Обязательно Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием Единый тарифно — квалификационный справочник Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах Положение о персональных данных работников Статья 86 ТК РФ Обязательно Положение об оплате труда работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах Положение о премировании и материальном стимулировании работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах Положение об охране труда Раздел X ТК РФ Не обязательно Инструкции по охране труда по профессиям Раздел X ТК РФ Обязательно Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями) Раздел X ТК РФ Обязательно Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 ТК РФ Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами График отпусков Статья 123 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно Положение о коммерческой тайне Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну Коллективный договор Глава 7 ТК РФ Не обязателен, заключается по соглашению сторон Индивидуальные документы Трудовой договор Статьи 16, 56, 67 ТК РФ Обязательно Приказ о приеме на работу Статья 68 ТК РФ, Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно Личная карточка работника Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно Трудовая книжка Статья 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 Обязательно Договоры о полной материальной ответственности Приложения N 2 и N 4 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2003 N 85 Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности Приказ о предоставлении отпуска работнику Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Статья 128 ТК РФ Обязательно Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 Обязательно График сменности Статья 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы Рассмотрим более подробно три из перечисленных локальных актов, разрабатываемых на предприятии: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание.

Правила внутреннего трудового распорядка Правила внутреннего трудового распорядка (далее — Правила) — локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст.

189 ТК РФ). Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст.

ст. 15, 56 ТК РФ). Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на Правила внутреннего трудового распорядка). Например, частной детективной и охранной деятельности. Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил: — основные права и обязанности работника и работодателя (ст.

21 и ст. 22 ТК РФ); — режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ); — перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст.

101 ТК РФ); — порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ); — время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст.

108 ТК РФ); — предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ); — предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ); — порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст.

136 ТК РФ); — виды поощрений (ст. 191 ТК РФ). Пример 1. Специфика охранных предприятий такова, что работники, выполняя охранные услуги, могут работать по различным временным промежуткам.

Охрана в соответствии с заключаемыми договорами может быть и круглосуточной, и на различное количество часов, и в дневное, и в ночное время и т.д. Поэтому, чтобы составить полные Правила внутреннего трудового распорядка, необходимо проработать все заключаемые договоры на охрану и выявить все возможные смены. Например, 24 часа с оружием, 24 часа без оружия, 12 часов с оружием днем, 12 часов без оружия ночью, работа в три смены по 8 часов и т.д.

Это необходимо для того, чтобы правильно распределить время начала и окончания работы, время отдыха (ст. 108 ТК РФ) и время технологических перерывов (ст.

109 ТК РФ). Очевидно, что в Правилах внутреннего трудового распорядка охранного предприятия работники будут поделены, по крайней мере, на две категории: — работающие по режиму пятидневной рабочей недели; — работающие в смену.

Для тех, кто работает по режиму пятидневной рабочей недели, может быть установлен, например, такой режим работы: — начало работы в 09-00; — окончание работы в 18-00; — обеденный перерыв с 13-00 до 14-00.

Для тех, кто работает в смену, может быть установлен, например, такой режим работы: — начало работы в 08-00; — окончание работы в 08-00 следующего дня; — обеденный перерыв с 13-00 до 15-00; — технологические перерывы через каждые 3 часа по 10 мин.

Здесь при составлении режима необходимо обязательно проработать все варианты охраны с оружием и порядок передачи оружия в соответствии с приказами органов (МВД России), контролирующих эту часть деятельности охранных предприятий. Отметим, что Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору.
Отметим, что Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору. Правила должны содержать раздел «Рабочее время», который может включать следующие составные элементы: — вид и продолжительность рабочей недели; — продолжительность ежедневного рабочего времени; — график рабочего дня; — работа в ночное время; — работа в выходные и праздничные дни; — работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

В соответствии с Правилами работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени. В него включаются не только периоды, когда работник непосредственно исполняет трудовые функции. Эти периоды стороны определяют сами.

Например, время приема-передачи смены, получение оружия и т.д. Положение об оплате труда Положение об оплате труда (далее — Положение) — локальный нормативный акт организации, который утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Положение об оплате труда также должно быть разработано в соответствии с Трудовым кодексом.

Однако, как и в случае с Правилами внутреннего трудового распорядка, отраслевые законы могут устанавливать специфические требования к видам деятельности.

В Положении организация должна прописать систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст.

135 ТК РФ). Как было замечено выше, условия оплаты труда, определенные локальными нормативными актами, не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами. Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием.

Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием. Штатное расписание, по сути, является неотъемлемой частью Положения об оплате труда, о которой мы расскажем чуть ниже.

В Положении необходимо предусмотреть порядок обеспечения повышения уровня реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги. При формировании Положения работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда. Это необходимо для случаев выполнения работы в условиях, отличающихся от нормальных.

Например, в повышенном размере должна производиться: — оплата труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ); — оплата труда работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 148 ТК РФ); — оплата труда в ночное время (ст.

154 ТК РФ); — оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ); — оплата сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ). МРОТ Минимальный размер оплаты труда (далее — МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории России федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека (ст.

133 ТК РФ). Кстати, месячная зарплата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ.

Как следует из ст. 133 Трудового кодекса, основой для определения МРОТ является величина прожиточного минимума трудоспособного человека.

При этом предполагается поэтапное повышение МРОТ до уровня прожиточного минимума.

Размер МРОТ установлен Законом от 19.06.2000 N 82 «О минимальном размере оплаты труда». В соответствии со ст. 1 Закона с 1 мая 2006 г.

его размер составляет 1100 руб. в месяц. Система премирования Для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении планов и договорных обязательств, повышения эффективности производства и качества работы на предприятиях и в организациях может вводиться система премирования.

Показатели премирования и материального стимулирования организация конкретизирует в Положении.

Хотя при желании работодатель может разработать и утвердить у себя в организации два отдельных документа — Положение об оплате труда и Положение о материальном стимулировании, разграничив в каждом из них расходы на оплату труда за фактически отработанное время и расходы на материальное стимулирование труда сотрудников. Стимулирование труда — это вознаграждения и премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные показатели (сложность работы, добросовестное и качественное выполнение должностных обязанностей), вознаграждение за выслугу лет.

Премирование возможно только при достижении определенных производственных показателей. Производственные показатели премирования могут пересматриваться по мере необходимости по согласованию с представительным органом работников.

Пример 2. В зависимости от области, в которой работает организация, администрация может установить свои показатели премирования. Вспомним про «наше» частное охранное предприятие. Оно к таким факторам может отнести: — надлежащее исполнение работником обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией; — своевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества как охранного предприятия, так и его заказчика; — качественное выполнение служебных заданий; — обеспечение безопасности охраняемых объектов; — интенсивность труда; — особый режим работы (выполнение обязанностей, связанных с риском для жизни, обращением с огнестрельным оружием и спецсредствами); — сложность работы, характеризующая сложность охраняемого объекта.

Кроме того, рекомендуем выплачивать дополнительное вознаграждение за выслугу лет (надбавка за стаж работы по специальности). Его выплата будет стимулировать привлечение квалифицированных специалистов, а также поможет снизить текучесть кадров.

Налогообложение Устанавливая перечень расходов на премирование и материальное стимулирование, очень важно согласовывать их название со ст.

255 Налогового кодекса. Расходы могут быть приняты для целей налогообложения налогом на прибыль, но только в той части, которая поименована в этой статье. Например: — премии за производственные результаты (п. 2 ст. 255 НК РФ); — надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели (п.

2 ст. 255 НК РФ); — единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством РФ (п.

10 ст. 255 НК РФ); — любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, выплачиваемых на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ). Депремирование В Положении организации необходимо предусмотреть и основания для депремирования сотрудников. Под ним понимается снижение размера премии или лишение премии в полном размере коллективов структурных подразделений организации, а также конкретных работников.

В зависимости от значимости производственного упущения, повлекшего за собой причинение предприятию убытков, премия может не выплачиваться в полном размере или выплачиваться в определенном проценте от суммы, подлежащей выплате.

В перечень производственных упущений, за которые работники могут лишиться премии полностью или частично, очевидно, можно включить: — применение мер дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, перевод на нижеоплачиваемую работу); — упущения, связанные с обязанностями работника, предусмотренными должностной инструкцией, неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей; — нарушения Правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной защиты; грубое нарушение требований охраны труда, производственной санитарии; — невыполнение приказов и распоряжений руководства и других организационно-распорядительных документов предприятия; — несвоевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества компании; — ненадлежащее хранение вверенных материальных ценностей; — нарушение инструкций, допущенное непосредственно работником, приведшее к несчастному случаю или создавшее условия, угрожающие жизни людей, а также самовольный уход с рабочего места (поста); — прогул, а также появление на работе в нетрезвом состоянии либо отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 3-х часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня, распитие спиртных напитков в рабочее время; — совершение хищения; — утрата, повреждение и причинение ущерба имуществу предприятия или иное причинение ущерба виновными действиями работника.

Штатное расписание Любая организация, прежде чем нанимать работников, должна составить и утвердить штатное расписание. Однако об этом необходимом элементе трудовой документации часто забывают.

А некоторые начинающие руководители маленьких фирм прямо заявляют, что штатное расписание им не нужно. Раньше при плановой экономике штатное расписание «спускалось сверху» в каждую организацию. Впрочем, для ряда компаний, учрежденных для обслуживания собственных предприятий, этот принцип остался.

И это понятно. Формируя свое обслуживающее предприятие, хозяин оценивает объем услуг, которые ему нужны, и формирует необходимую численность создаваемой организации.

В Трудовом кодексе нет отдельных статей о штатном расписании, которое должно быть в каждой организации.

Однако приведем веские аргументы в его пользу. Во-первых, в ст. 57 Трудового кодекса прямо сказано, что в трудовом договоре наименование должности работника, его специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием организации.

Во-вторых, составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимых для выполнения предстоящего объема работ, денежными суммами на содержание работников и со структурой самой организации. В-третьих, ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативно-правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения.

В некоторых случаях оно может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг). Таким образом, при проверке налоговые органы могут потребовать предоставить штатное расписание.

Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание — документ обезличенный, в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним.

Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания. Если у компании есть филиалы или представительства, то она может сделать либо одно штатное расписание на организацию, либо на каждое подразделение свой документ.

Руководитель филиала действует, как правило, по доверенности, выданной гендиректором головной фирмы.

Таким образом, полномочия начальника утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах организации. Аргумент в суде Основное назначение штатного расписания состоит не только в том, чтобы напоминать кадровой службе, сколько у нее остается вакансий (в случае необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а еще и в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по ст.

2 ст. 81 Трудового кодекса (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ). Отметим, что даже в небольших организациях зачастую возникает необходимость в увольнении работников по указанной норме, и в случае возникновения трудового спора судья первым делом потребует штатное расписание. Если выясняется, что у ответчика такого документа нет или он составлен в спешке специально для этого суда и не отражает реальной численности и профессиональной специализации работников, то выиграть такой спор ответчику будет очень сложно.

«Вилка» в окладах Много споров возникает о наличии так называемой «вилки» в окладах.

«Вилка» — это введение по определенной должности не твердого оклада, а минимального и максимального его размера.

Правильно ли отражать ее в штатном расписании?

В тех организациях, где это практикуют, конкретный размер зарплаты работнику при приеме на работу устанавливается приказом руководителя исходя из пределов, которые зафиксированы в штатном расписании, и обязательно закрепляется в трудовом договоре. Должность реальная или виртуальная Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания впервые: отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии необходимо, поскольку работодатель не может принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.

Все работающие в организации сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками.

Причем штатными будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании. Изменения в штатном расписании Штатное расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации.

Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Например, при изменении (сокращении) численности или штата работников (ст.

180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание (см. пример 3), который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.

Форма штатного расписания унифицирована (N Т-3) и утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В организации штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным лицом.

Пример 3. Общество с ограниченной ответственностью «Шериф» Приказ 01.11.2006 N 145-к г. Казань О внесении изменений в штатное расписание В связи с увеличением объема оказываемых охранных услуг на основании вновь заключенных договоров и увеличением объема работ Приказываю: 1. Ввести с 01.12.2006 в штатное расписание ООО «Шериф», утвержденное приказом генерального директора от 25.12.2005 N 234, следующие единицы: — охранников в количестве 25 единиц с окладом в соответствии с действующим штатным расписанием; — бухгалтера с окладом 15 000 руб.

2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Галинову Марию Алексеевну.

Генеральный директор Печать ООО «Шериф» А.И. Фадеев В форме N Т-3 предусмотрен реквизит «Личная подпись главного бухгалтера».

Исходя из Закона о бухгалтерском учете, в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (Письмо Минфина России от 19.05.2005 N 07-05-04/11).

Штатный список (расстановка) Существуют еще такие понятия, как штатные расстановки или штатный список. В них указывают, какие утвержденные в штатном расписании единицы заняты принятыми работниками, а какие пока остаются вакантными.

Безусловно, руководителю любого структурного подразделения и тем более работнику отдела кадров этот документ поможет в работе. Каких-либо форм для штатных расстановок или штатных списков законодательством не предусмотрено.

Например, он может выглядеть так: Пример 4.

Штатный список Наименование структурного подразделения Штатная единица Оклад, руб. Ф.И.О. Оклад, руб. Отдел охраны Охранник 5000 Иванов И.И.

5000 Охранник 5000 — — . И.Ю.Новикова К.

э. н., генеральный директор ООО «Аудит, консалтинг и право+», практикующий аудитор, преподаватель ГАСИС Е.Н.Ивлева Заместитель генерального директора ООО «Аудит, консалтинг и право+», практикующий аудитор Подписано в печать 01.11.2006 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

НЕЗНАНИЕ НЕ ОСВОБОЖДАЕТ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Начнем с азов. Учим мат.часть. Рекомендую к прочтению Федеральный Закон «Об ООО» в котором в 50 статье представлен список обязательных к хранению во веки веков документов:

  1. положения о представительствах и филиалах ООО;
  2. протоколы о создании Общества;
  3. заключения органов контроля;
  4. перечень аффилированных лиц;
  5. протоколы заседаний и собраний разных органов Общества;
  6. бумаги, связанные с выпуском ценных бумаг, включая облигации;
  7. правоустанавливающие документы, которые подтверждают наличие имущества у ООО;
  8. другие документы, наличие которых предусмотрено действующим законодательством.
  9. документ, который подтверждает госрегистрацию фирмы;
  10. решения учредителей о создании ООО;

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы. Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации).

Вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России. Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника К таким документам относятся: — трудовая книжка, — трудовой договор, — справка о трудовой деятельности, — копии приказов о приеме на работу и увольнении. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж.

Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы. На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.
На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно — расчетные документы Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. К их числу относятся: — личная карточка работника, — штатное расписание, — табель учета рабочего времени, — личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована. Внутренняя служебная переписка Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений.

Например, для привлечения работника к дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения. Если же речь идет о поощрении работника, его непосредственный начальник направляет в адрес руководителя организации представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации. Журналы учета и контроля Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности).

Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы или их ведут иные уполномоченные на это лица: — журнал регистрации трудовых договоров; — журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников; — журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска; — журнал регистрации приказов о командировках работников; — журнал регистрации командировочных удостоверений; — журнал регистрации служебных заданий; — журнал регистрации локальных нормативных актов; — книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; — приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; — журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий; — журнал выдачи справок по личному составу; — журнал учета больничных листов; — журнал регистрации несчастных случаев на производстве. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р.

№ 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Все ли документы обязательны? Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока: — обязательные, — рекомендованные, — зависящие от специфики организации. Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала.

Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст.

57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ. Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами.

Они могут быть, а могут и не быть в организации.

Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы. Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда.

Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров. Что же конкретно нужно иметь в составе кадровой документации организации?

Список кадровой документации предприятия: Перечень необходимых кадровых документов Документ Ссылка на законодательство В каких случаях оформляется Общие документы Правила внутреннего трудового распорядка Ст.

189 ТК РФ Обязательно Штатное расписание Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г.

Обязательно Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием Единый тарифно-квалификационный справочник Обязательно, если должностные обязанности не урегулированы в трудовых договорах Положение о персональных данных работников Ст. 86 ТК РФ Обязательно Положение об оплате труда работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах Положение о премировании и материальном стимулировании работников Раздел VI ТК РФ Обязательно, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах Положение об охране труда Раздел X ТК РФ Не обязательно Инструкции по охране труда по профессиям Раздел X ТК РФ Обязательно Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями) Раздел X ТК РФ Обязательно Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Ст. 69 ТК РФ Лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами График отпусков Ст.

123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.

Обязательно Положение о коммерческой тайне Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне» Обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник должен сохранять коммерческую тайну Коллективный договор Глава 7 ТК РФ Не обязателен, заключается по соглашению сторон Индивидуальные документы Трудовой договор Ст.

16, 56, 67 ТК РФ Обязательно Приказ о приеме на работу Ст.

68 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно Личная карточка работника Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно Трудовая книжка Ст.

66 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», постановление Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 Обязательно Договоры о полной материальной ответственности Приложения № 2 и № 4 к постановлению Минтруда России от 31.12.2003 г.

№ 85 Обязательно в случаях установления полной материальной ответственности Приказ о предоставлении отпуска работнику Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.

Обязательно Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Ст. 128 ТК РФ Обязательно Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. Обязательно График сменности Ст.

103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы Восстановление кадровой документации Нового менеджера по персоналу может ожидать на новой работе множество сюрпризов, и не все они могут быть приятными. На проверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из приведенного перечня/ Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно.

Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению. Начните с составления штатного расписания, графика отпусков. Пусть это даже пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ.

Затем нужно проверить наличие трудовых договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках.

Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации. Оформите книгу учета трудовых книжек.

Затем предстоит привести в порядок личные карточки формы Т-2.

Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема, т.е. именно дата когда принят на работу или переведен на другую должность работник.

При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат лицевые счета работников.

Очень важно не запускать текущую работу!

Оформляйте документы на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.

Следующим шагом должно стать составление, оформление и внедрение локальных нормативных актов. Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат нормы трудового права (ст.

8 ТК РФ). Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно. Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Особенно к таким документам по личному составу как: трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы 1-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы — имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.

Сроки хранения документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003). Все указанные в Перечне документы должны обязательно сдаваться в архив.

Обязательные кадровые документы индивидуального характера

К кадровым документам индивидуального характера относятся:

  1. трудовой контракт (форма ТД-1);

Об оформлении контракта см.

в материале .

  1. распорядительный документ о приеме на работу / увольнении (формы Т-1 и Т-8 соответственно);
  2. ;

О применении формы Т-1 см. в материале . Подробнее о приказе Т-8 см. в материале .

  1. личная карточка работника (форма Т-2);

Шаблон данной формы можно найти в материале .

  1. приказ, на основании которого осуществляется перевод сотрудника (форма Т-5);

Подробнее о данной форме см.

в материале .

  1. распоряжение на оформление отпуска (форма Т-6).

Указанный вид документа представлен в материале .

Ответственность за ведение и сохранность кадровой документации

Мы рассмотрели основные особенности кадровых документов, которые должны быть утверждены организацией в обязательном порядке и при отсутствии которых проверяющий инспектор по труду вполне законно может привлечь учреждение к административной ответственности. Нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа (на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.) или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже уголовной ответственности (ст.

419 ТК РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы. Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое количество кадровых документов — трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и др.) Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами (ст.

90 ТК РФ). То же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Статья 137 УК РФ устанавливает, что незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом в размере до 200 000 руб.

или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, — штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

Правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируются Госархивом и Рострудинспекцией, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.