Что нужно знать чтоб пройти собеседование на личного помощника

Что нужно знать чтоб пройти собеседование на личного помощника

На что еще обратить внимание: пройдите собеседование с блеском


Продумывая ответы на типичные вопросы, учтите следующее:

  • Ответить на вопрос “Почему вы хотите работать у нас?”легче, если изучить историю предприятия. Не сосредотачивайтесь на своих выгодах: графике, оплате, удобном месторасположении. Рассказывайте, какую пользу вы принесете компании! Например: “Мне нравится, что вакансия связана с продажами и маркетингом. На предыдущем месте работы я улучшил продажи на 15 %, причем в период застоя на рынке”.
  • Заранее определите сумму желаемой зарплаты. Вы можете обойтись обтекаемой фразой “Надеюсь на оплату, соответствующую уровню моей квалификации”, но конкретная цифра будет уместнее. При переходе в другую компанию прибавка к заработку в 15—20 % станет достаточным стимулом для смены места; просмотрите и предложения на сайтах с вакансиями, чтобы понять ситуацию на рынке труда.
  • Вопрос, как вы узнали о вакансии, не должен вызывать затруднений. Но кандидаты часто вдаются в лишние подробности: не стоит дополнять ответ рассказом, как вы и подумать не можете, что придется работать в другом месте. Жаждете продемонстрировать энтузиазм? Скажите, что увидели объявление и не захотели упускать такую вакансию. Все!
  • На собеседованиях просят рассказать о случаях, когда вы были несогласны с решением начальника, и о ваших действиях. Не выбирайте историю, когда видели промах шефа и промолчали. Не говорите и о том, что не были достаточно убедительны, а позднейшие убытки компании доказали вашу правоту. Расскажите, что на ранних этапах карьеры поняли, что иногда нужно отстаивать позиции, подкрепляя аргументы фактами и цифрами. Поделитесь историей, как переубедили руководителя и спасли бюджет предприятия.

Чтобы не растеряться во время собеседования, порепетируйте дома. Чем больше раз вы пройдетесь по стандартным вопросам, тем увереннее будете отвечать!

Разобраться, как успешно пройти собеседование на работу, удастся с помощью видео:

Какие бывают виды собеседований?

Многие организации практикуют прием на работу сотрудников только по результатам собеседования. Для каждого из видов вакансий работодатель может использовать один из вариантов знакомства с претендентом на должность. Выделяют несколько типов собеседований.По форме различают:

  1. индивидуальное интервью — присутствуют только претендент и непосредственный руководитель или кадровый специалист;
  2. групповое интервью — на встречу с работодателем на вакантную должность могут прийти сразу несколько сотрудников. Включает в себя презентацию компании с описанием основных целей и путей развития. Каждому из претендентов предоставляется возможность рассказать о себе, доказать, что он достоин получить эту работу. Этот этап направлен на отсеивание неподходящих кандидатур.

По содержанию выделяют:

  1. биографическое, когда вопросы к претенденту касаются только его образования и полученных навыков;
  2. ситуационное собеседование с постановкой задачи-ситуации, требующей быстрого решения.

По форме организации собеседование может быть проведено:

  1. несколько этапов — проводится встреча с несколькими специалистами компании и только затем выносится вердикт о приеме на работу или отказ.
  2. в один этап — предполагает принятие решения о соответствии претендента вакансии сразу после ее завершения;

Также выделяют разновидности собеседований:

  1. по компетенциям, когда соискателя просят описать любую ситуацию, связанную с прежним местом работы, и на основании подробного рассказа делается вывод о том, подходит ли он компании;
  2. ситуационный опрос – это моделирование ситуации, которая с соискателем работы не происходила, но может случиться в рамках компании и потребовать срочного решения.

    Ему потребуется не только найти способ решения, но и достаточно грамотно его изложить, это поможет работодателю определить личностный потенциал человека;

  3. структурированный порядок собеседования является совокупностью нескольких факторов, влияющих на получение данной вакансии. Здесь учитывается внешний облик, умение грамотно выразить свои мысли, ответить на вопросы с подвохом и т.д. При этом вопросы касаются в большей степени соответствия кандидата требованиям к вакансии;
  4. стрессовое собеседование чаще всего применяется в отношении соискателей на руководящие должности.

    Задачей такой беседы становится стремление вывести человека из зоны комфорта, создание определенной ситуации, провоцирующей его на какие-либо ответные действия.

После изучения основ переходим к главному — подготовке к собеседованию.

ТЕЛЕФОННОЕ ИНТЕРВЬЮ

На этом этапе меня ждало еще одно открытие.

Дело в том, что я работаю полный день. Соответственно, провести собеседование я могла только вечером. Когда я согласилась поучаствовать в подборе помощника, мне казалось, что это будет удобно для всех.

Ведь когда я сама искала работу, назначить собеседование на 19:00 было невероятной удачей. Большинство кандидатов работают, думала я, и они будут рады возможности сходить на собеседование, не отпрашиваясь с работы. А тем, кто не работает, по большому счету все равно.

Но и их должно радовать, что собеседование назначено не на раннее утро.

Но оказалось, что очень многие кандидаты совершенно не хотят тратить на собеседования свое свободное время.

Они предпочитали начало или конец рабочего дня, но 19:00 их не устраивало так же, как и 08:00. Ну что же. На работу могут не взять, и тогда свободный вечер будет потрачен напрасно. Видимо, логика в этом случае такая.

Казалось бы, список небольшой. Но если прибавить к этому резюме, то становится понятно, стоит ли звать человека на интервью. Например, если в резюме что-то не нравится, не сходятся факты, то возникают вопросы.

По тому, как человек отвечает, можно сделать выводы как минимум о том, готовился ли он к интервью, насколько он сообразителен, соответствует ли действительности его самопрезентация. Или резюме и сопроводительное письмо прекрасные, но в разговоре собеседник теряется. И здесь тоже легко определить, сам ли он писал свое резюме и почему теряется – просто нервничает или не помнит, что ему там написала подруга из кадрового агентства.
И здесь тоже легко определить, сам ли он писал свое резюме и почему теряется – просто нервничает или не помнит, что ему там написала подруга из кадрового агентства.

Все это позволило отсеять часть претенденток. А после первых двух десятков звонков дело пошло совсем легко.

Потому что резюме тех кандидатов, которые были нам нужны, отличались от большинства. По ним было понятно, что кандидат писал их сам и описывал реальные обязанности, а не составлял из фраз-шаблонов, как конструктор.

Сейчас не сложно составить хорошее резюме. Даже если опыт работы не соответствует требуемому, можно почитать описания вакансий, куда желаешь устроиться, найти перечень обязанностей и вписать их в свое резюме.

А расшифровку тех или иных обязанностей подскажет Google. И это совсем неплохо. Наоборот, такой подход говорит о структурном мышлении, о том, что человек нацелен на результат и умеет находить способы получить желаемое.

Это все нужные и важные качества для личного помощника, поэтому подход этот правильный и действенный.

Но дело в том, что, подбирая личного помощника, работодатель ищет не столько умения и навыки, сколько личность.

Ему ведь нужно непосредственно работать с руководителем, порой чуть ли не сутки напролет.

Поэтому для работодателя зачастую важнее именно те странные вещи, которые ему иногда даже сложно сформулировать, чем умение написать деловое письмо. В конце концов, можно научиться писать письма, и книги хорошие в помощь есть.

И получается, что чувство юмора, находчивость или внутренний покой, который излучает кандидат, перевешивают все профессиональные компетенции. Хотя бы потому, что их, в отличие от умений и навыков, нельзя наработать.

завтра интервью в банке на должность персонального ассистента руководителя.

Подскажите как подготовиться.

Как успешно пройти собеседование при приёме на работу?Одним из самых важных шагов в профессиональной жизни каждого мужчины (и некоторых женщин) является собеседование, после которого его примут на работу. Или нет :). Мужчина готовится к этой беседе всю свою жизнь, ему постоянно кажется, что вроде бы где-то что-то не так.

Ниже приведены несколько советов, после запоминания, которых вас ждет успешное собеседование.

ПодготовкаИз всех советов, которые вы выучите, это, пожалуй, самый важный во всем процессе, поскольку при хорошей подготовке, все должно пройти именно так, как вы планировали.

Перед тем как пойти на собеседование, обязательно соберите основную информацию о той компании, куда вы хотите попасть, вроде занимаемого положения в отрасли и специализацию.

Это позволит вам благоразумно отвечать на вопросы, которые могут внезапно появиться во время интервьюирования.Это изучение должно также включать потребности компании в специалисте той или иной профессии и требования к нему. Кандидаты никогда не хотят попасть на какой-нибудь каверзный вопрос от интервьюера, который поставит спрашиваемого в тупик.

Хороший способ – это встать перед зеркалом и попробовать ответить на предполагаемые вопросы. При этом обязательно подмечайте свою реакцию на тот или иной вопрос. Непоколебимость и уверенность в своих ответах – это, несомненно, самая важная часть интервью. Интервьюер хочет видеть перед собой уверенного в себе кандидата, поскольку уверенность является отражением возможностей человека.Внешний видИспользуя ту же концепцию, что и при подготовке резюме, ваш внешний вид будет также играть ключевую роль в составлении хорошего впечатления о себе.
Интервьюер хочет видеть перед собой уверенного в себе кандидата, поскольку уверенность является отражением возможностей человека.Внешний видИспользуя ту же концепцию, что и при подготовке резюме, ваш внешний вид будет также играть ключевую роль в составлении хорошего впечатления о себе. Никто ведь не считает, что кандидат на работу должен быть одет в кроссовки и джинсы?

Одевайтесь в соответствии с положением. Для работы на административных должностях и в офисе, надевайте костюм и галстук.

Будьте внимательны и не надевайте ничего лишнего, но запомните: лучше одеть что-то лишнее, нежели забыть надеть необходимую вещь.Первое знакомство и язык телаСуществую три основных правила, которые нужно соблюдать при появлении в комнате для интервью и знакомстве с менеджером по подбору персонала:• При представлении четко произносите ваше имя. • Установите прямой визуальный контакт с интервьюером. • Крепко пожмите руку. Чтобы у вас не были при этом потными руки, обязательно носите в кармане носовой платок или салфетку, а перед рукопожатием просто вытрите руку.Перед тем как продолжить, запомните несколько моментов, на которые интервьюер обращает внимание во время разговора, и которые могут сказать о человеке даже больше, чем человек сам может рассказать о себе.• Постоянно движущиеся руки выдают нервозность человека.

Держите их на столе или на коленях. • Сидите прямо и не сутультесь.

Уверенный вид говорит о вашей хорошей выдержке. • Неконтролируемый нервный тик интервьюер замечает сразу, а вот кандидат это может и не заметить.

К этому относятся и постукивание по столу, или когда вы постоянно дотрагиваетесь до своего лица, или начинаете заикаться при ответе на вопросы.Типичные вопросыКаждое интервью состоит из определенного набора вопросов, выбранных специально для того или иного кандидата. Однако большинство интервью на самом деле содержат общие вопросы, по-разному сформулированные интервьюером.

Вот список, который позволит вам понять идею формирования обычных типовых вопросов, которые могут быть заданы во время интервью.

Отвечайте на вопросы четко и ясно, используйте как можно больший словарный запас.• Какой у вас опыт работы в данной должности? • Почему мы должны нанять именно вас?• Где вы видите себя через пять лет?

• Назовите хотя бы одну из ваших слабостей. • Почему вы хотите работать в нашей компании?

• Что привело вас в нашу компанию?На каждый вопрос отвечайте взвешенно, не спешите.

Важно запомнить, что никогда не надо предполагать, что работа уже ваша, поскольку вас могут на этом поймать.

Иногда это могут и специально разыграть во врем

ЧТО ВАЖНОГО Я УЗНАЛА О РУКОВОДИТЕЛЕ «В ПОИСКЕ»

■ Не соотносит свои желания с реальностью.

Первое и главное, что я для себя вынесла, — я не зря плачу деньги своему психологу. Более того, мне стало казаться, что я ей недоплачиваю. И если она поднимет цену на свои услуги, я приму это со всем возможным смирением.

Понять, что на самом деле нужно человеку, очень сложно. Прежде всего потому, что сам он далеко не всегда понимает, что ему нужно. Прибавьте сюда несоответствие между тем, что ему на самом деле нужно, и тем, что, как ему кажется, ему нужно.

Мы все живем в плену своих привычек, стереотипов, страхов, навязанных обществом, деловыми партнерами, родственниками… Все это накладывает отпечаток и на выбор личного помощника. У нас принято думать, что руководитель всегда точно знает, чего хочет, что ему нужно. Именно поэтому он и руководитель. Для меня было огромной неожиданностью, когда я поняла, что это не совсем так.

Для меня было огромной неожиданностью, когда я поняла, что это не совсем так.

Вернее, совсем не так. Передо мной сидел уверенный в себе успешный бизнесмен. Более того — счастливый человек, которому очень нравилось его дело, человек с острым умом, невероятным количеством энергии и, что встречается среди руководителей нечасто, адекватной оценкой той работы, которую он предлагает.

Он знал, какие бывают помощники, понимал, какие преимущества и недостатки есть в работе с ним, признавал ее сложность и ответственность. А вот ответить на вопрос, кто же именно ему нужен (объективно) и чего хочется (субъективно), категорически не мог. Потому что не знал ответа, потому что сам себя об этом никогда не спрашивал.

■ Боится перемен и не хочет выходить из зоны комфорта.

Удивительно, но и руководителей компаний, и владельцев бизнеса, даже тех, что удачно пережили многочисленные кризисы, это тоже касается. В нашем случае через два часа беседы неожиданно для всех выяснилось, что руководитель больше всего хочет, чтобы все осталось как есть.

То есть хочет по-прежнему работать с нынешним помощником. Но девушка переезжала в другую страну, поэтому осуществить его желание было невозможно. И нет, они не были идеальной командой, за годы работы у них накопилось множество обоюдных претензий.

Но они привыкли работать вместе, знали особенности друг друга и были уверены в том, что выстроенная пирамида не рухнет — другой подхватит. Хотя, может быть, именно это и есть идеальная команда?

Ведь не бывает так, чтобы все всегда были всем довольны. А если они оба знают, чем именно недовольна другая сторона, и принимают это во внимание, пожалуй, вполне можно понять, почему им обоим не хотелось прекращать сотрудничество.

■ Не знает, чего хочет. — Мария, ну вы же профессионал, расскажите мне, чего я хочу! Эту мантру я знаю. Любой из нас прекрасно понимает, что получить все и сразу крайне затруднительно, а чаще невозможно.

И задача консультанта не только понять, чего на самом деле хочет работодатель, но и адаптировать его желания к действительности. А затем убедить, что именного это, адаптированное, он и хочет на самом деле. Увы, и первое, и второе, и третье довольно сложно претворить в жизнь, и за одну консультацию этот вопрос не решить.

Еще не раз придется возвращаться к нему в процессе.

■ Прекрасно понимает, сколько нужно платить помощнику, но хочет сэкономить. Собственник бизнеса стремится сократить расходы, что вполне понятно. Наемный директор также считает себя обязанным не только преумножить капитал, но и сэкономить.

Ничего личного, это бизнес. Они прекрасно понимают, какая ситуация сейчас на рынке труда, и заранее узнают, какова зарплатная вилка в их регионе.

Многие лично интересуются, сколько просят те или иные кандидаты. Благодаря сайтам по поиску работы сделать это совсем не сложно. И любой, кто контролирует бюджет, поступил бы так же.

Прибавьте к вашему окладу налоговые выплаты, премии, накладные расходы — и желание сэкономить становится вполне понятным, хотя и не менее обидным. ■ Не ищет личного помощника в одиночку. Привлекать профессионалов к поиску помощника (или даже непрофессионалов, как в моем случае) — это не только жесткая необходимость (найти человека быстрее и за меньшие деньги), но и желание разделить с кем-то ответственность за принятие решения.

Возможно, сам руководитель этого не осознает. Но в случае, если поиск затянется из-за несоответствия требований к соискателю и размера заработной платы или потому, что все кандидаты просто не будут подходить по неведомым никому причинам, всегда можно переложить ответственность на специалиста по подбору персонала.

Он плохо ищет, присылает не тех, не понял требований и так далее.

Это своего рода вид психологической защиты от несовершенно устроенного мира, где идеальные кандидаты не выстраиваются под окнами в шеренгу по первому свистку.

— Почему все-таки не профессиональный HR-менеджер? — Потому что они ведь ничего не знают о самой профессии.

У них задача другая — как можно быстрее закрыть вакансию и заработать деньги. Все остальное их не интересует.

Как они могут подобрать настоящего помощника, если о самой работе имеют весьма смутное представление? — У меня задача точно такая же.

Она у всех такая. Менеджеры по персоналу в людях хуже разбираются?

— Ай, Мария, никто так не разбирается в людях, как личный помощник.

Что ж, на это мне возразить нечего. Приступаем к работе.

Пять вопросов «на засыпку», или как пройти собеседование на должность помощника руководителя

В нашей предыдущей статье мы уже рассказывали об основных умениях и требованиях к кандидатам на вакансию помощника руководителя и давали советы о правилах поведения на собеседовании.

Поскольку правильно подобранный помощник директора – это лицо рекрутера в глазах руководителя, то подбор на эту должность осуществляется особо тщательно. Готовясь к собеседованию, кроме информации о компании, стоит подготовиться к сложным вопросам. Конечно, смекалка рекрутеров не имеет границ, но мы подобрали для Вас 5 наиболее распространенных каверзных вопросов используемых при собеседовании: Каверзный вопрос №1.
Конечно, смекалка рекрутеров не имеет границ, но мы подобрали для Вас 5 наиболее распространенных каверзных вопросов используемых при собеседовании: Каверзный вопрос №1.

Что Вам больше всего не нравится в работе помощника руководителя?

Как ответить: Вам предстоит убедить рекрутера в том, что Вам нравиться сам процесс работы на должности помощника руководителя. Например, некоторые отвечают, что единственное, что им не нравиться – это если мало работы или мало задач.

Каверзный вопрос №2. Как Вы определите, что выполнили свою работу успешно? Как ответить: Ваша главная задача не перечислять, что Вы выполняете все возложенные на Вас функции, а показать, что Вы ответственно относитесь к своей работе, а, значит, постоянно анализируете и совершенствуете её результаты.

Каверзный вопрос №3. С вечера директор просил Вас распечатать для завтрашней встречи с клиентами важные документы. Вы отложили их печать до утра потому, что у Вас были более срочные задания. Утром в офисе отключили электроэнергию.

Встреча с клиентами через час. Каковы Ваши действия? Как ответить: Брать на себя ответственность засовершённые действия и ошибки,не терять самообладание даже в самых сложных ситуациях и до последнего искать возможность решить проблему – вот те качества, которых ожидает от Вас руководитель. Вот вариант достаточно неплохого ответа на данный вопрос: «Я не буду плакать или паниковать.

Если документы есть на флешке, или батарея ноутбука ещё не села, то постараюсь найти ближайший соседний офис, где есть свет и попрошу распечатать.

Если такой возможности не будет, то всё честно расскажу руководителю и предложу несколько вариантов решения вопроса, например, перенести встречу с клиентами….» Каверзный вопрос №4. Вам было поручено важное задание. Вы считаете, что его лучше выполнить способом «А». Ваш директор говорит Вам действовать способом «Б».

Ваш директор говорит Вам действовать способом «Б». Вы убеждены, что способ «А» лучше для пользы дела.

Ваши действия?

Как ответить: В работе помощника руководителя сложно переоценить управляемость кандидата, его готовность подчиняться. Но самое славное показать, что Вы умеете и можете правильно расставить приоритеты и найти баланс между готовностью выполнять распоряжения и собственным взглядом, личной инициативностью в работе и умением убеждать.

Как правило, опытные кандидаты отвечают, что сначала они пытаются предложить руководителю свой вариант действия.

Приводят собственные аргументы.

Если же аргументы не будут иметь действие, то подчинятся приказу, заодно уточняя наперёд, как будут действовать в случае негативных последствий решения руководителя.

Каверзный вопрос №5. К руководителю пытается пройти недовольный клиент. Он кричит и угрожает Вам, если его не пропустят. Руководитель же попросил ни в коем случае не впускать данного посетителя.

Ваши действия? Как ответить: Конфликтная ситуация – это всегда хороший повод проявить свою доброжелательность, стрессоустойчивость, навыки общения и конструктивное решение проблем в конфликтной ситуации.

Отвечая на подобные вопросы, не стесняйтесь приводить примеры из Вашей практики, это подчеркнёт Ваш опыт. Обязательно указывайте, что разозлённому клиенту не нужно перечить, а нужно его успокоить и убедить перенести встречу на другое удобное время.

Улыбчивость, спокойствие и самообладание – Ваше главное оружие. Автор — Людмила Малиновская Компания careerist.ru желает Вам удачи! Любая перепечатка в электронных или бумажных СМИ материалов портала возможна только с обозначением первоисточника — careerist.ru.

Разместить резюме Добавить вакансию Кофе как мастерство и призвание: профессия бариста Вас критикуют, а так ли это? Как бороться с неуверенностью и страхами

Установите табу на некоторые темы

«Расскажите о себе», — просит интервьюер.

«Я родился 2 апреля 1980 года (по гороскопу Овен).

В юности занимался футболом, был капитаном городской команды.

Потом окончил институт…» — если рассказ соискателя примерно таков, не видать ему должности как своих ушей. Есть вещи, которые абсолютно неинтересны работодателю и которые никак не характеризуют вас как профессионала. В приведённом примере это год рождения (это можно прочесть в резюме), знак зодиака и спортивные достижения.

Есть темы, на которые нужно наложить для себя табу:

  1. неудачи, демонстрирующие некомпетентность.
  2. пересказ резюме;
  3. личные жизненные цели (купить дом, завести детей и прочее);
  4. навыки и опыт, не имеющие отношения к будущей работе (прекрасно готовлю, разбираюсь в сантехнике и тому подобное);
  5. репутация компании и её сотрудники;

Так же, как вы составили план, о чём будете говорить, напишите и запомните темы, которые следует игнорировать. Также подумайте, как корректно ответить, если вас всё-таки спросят об этом.

8.Панибратство с рекрутером

Внимательный и понимающий интервьюер вызывает желание рассказать о себе больше.

Но вдаваться в долгое описание хобби или личных качеств, не имеющих отношения к цели собеседования, опасно. Не хватит времени на главные задачи.

Рекомендация! Пространные ответы на собеседовании при приеме на работу не приветствуются: они должны быть четкими, сжатыми.

Не воруйте время у себя и работодателя.

Подобную ошибку часто совершают неопытные кандидаты. Но после нескольких собеседований ситуация выправляется.

Вопросы для собеседования с секретарем

  • Что входило в ваши обязанности на предыдущей работе? (Профессиональная ориентированность)
  • Как вы планируете свой рабочий день? (Организованность)
  • Легко ли вы нас нашли? (Для снятия напряжения)
  • Кто может повлиять на ваше мнение или решение? (Наличие авторитетов, собственная уверенность)
  • При проведении каких-либо служебных мероприятий какую функцию вы выполняете? (Инициативность)
  • Когда у вас или у ваших близких родственников случаются неудачи, анализируете ли вы их причины? (Способность к логическому анализу)
  • Вам часто приходится первой начинать разговор с незнакомыми людьми?
  • Почему вы ищете работу? (Мотивация работы)
  • С какими людьми вам легче всего общаться? (Гибкость в общении)
  • Что вас может обидеть или вывести из равновесия? (Эмоциональная и психологическая устойчивость)
  • Часто ли вам приходилось самостоятельно принимать важные решения? (Объективность суждений)
  • Возникают ли у вас конфликты с людьми из-за невыполнения ими своих обещаний или обязанностей? (Дисциплинированность, ответственность)
  • Есть ли у вас организаторский опыт? Что именно вы организовывали? (Организационные способности)
  • Как вы ведете себя с людьми, обидевшими вас? (Порядочность, уравновешенность)
  • Что вам не нравится в людях?
  • Когда возникают неожиданные изменения в вашем трудовом распорядке, легко ли вы переключаетесь на другую работу? (Скорость реакции)
  • Любите ли вы рассказывать знакомым о просмотренном фильме или новостях обстоятельно и подробно? (Внимание, память)
  • Что вам нравится в данной профессии? (Амбициозность)
  • Что вы обычно смотрите по телевидению?
  • Из каких источников вы черпаете для себя информацию? (Общая эрудированность, интеллектуальный потенциал)
  • Чему вы отдаете предпочтение: книгам или периодическим изданиям?
  • Приходилось ли вам выполнять производственные задания в свободное время? (Ответственность)
  • Готовы ли вы в случае необходимости учиться? Какими путями вы намерены идти к своей цели? К кому будете обращаться за помощью? (Способность учиться, искать реальные пути достижения цели)
  • Как Вам легче формулировать мысли: в устной или письменной форме?
  • Вам нравится наука «психология»? Как вы совершенствуете свои знания?
  • Были ли случаи, когда вам приходилось говорить неправду? (Честность)
  • Вы ощущаете дискомфорт, когда кто-то достигает успехов в той сфере, в которой вам бы тоже хотелось работать? (Целеустремленность)
  • Кем вы себя видите через три года? (Целеустремленность)
  • Вы сейчас работаете?
  • Как вы относитесь к ненормированному рабочему дню?
  • Что планируете сделать, чтобы достичь желаемого? (Реальная оценка своих возможностей)
  • Ваши действия в подобных ситуациях? (Честность, артистизм)

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

ЧТО ДОЛЖЕН УМЕТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ?

Чтобы максимально соответствовать высокому уровню руководителя, PA должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, типом характера и, пожалуй, главное, особым складом личности. Так что же должен уметь «человек-оркестр», этот «универсальный солдат» и «многофункциональный гаджет»?

Профессиональные навыки:

  1. поддержание деловых контактов;
  2. ведение документации;
  3. управление личными делами руководителя (личное сопровождение)
  4. управление секретариатом;
  5. финансовая грамотность;
  6. работа заместителем (функции второго лица);
  7. тайм-менеджмент;
  8. работа переводчиком;
  9. организация рабочих мероприятий;
  10. travel-сопровождение;

Рассмотрим их подробнее.

Ведение документации:

  1. работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.
  2. при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
  3. работа с документами – это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;

Тайм-менеджмент:

  1. планирование собственного рабочего времени.
  2. фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
  3. составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;
  4. оптимальная организация рабочего дня руководителя;

Организация рабочих мероприятий:

  1. организация командировок.
  2. ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
  3. подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;

Работа заместителем (функции второго лица):

  1. владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах;
  2. способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач;
  3. действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность.
  4. курировать отдельные бизнес-проекты;
  5. выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг;
  6. самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу (например, о проведении тех или иных встреч);
  7. быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;

Управление секретариатом:

  1. постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера;
  2. оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
  3. жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной.

Поддержание деловых контактов:

  1. уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
  2. решать любые вопросы за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом;
  3. поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.
  4. ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании;
  5. быть в курсе всех событий в компании;

Travel-сопровождение:

  1. организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
  2. организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;
  3. контроль подрядчиков и служб в других странах;
  4. организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков.

    Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки – от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню;

  5. тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.
  6. личное знакомство с руководителями авиакомпаний;

Работа переводчиком:

  1. письменный перевод документов;
  2. ведение деловой переписки на иностранном языке.
  3. перевод на деловых встречах;

Управление личными делами руководителя (личное сопровождение).

Личный помощник называется «личным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя:

  1. если у руководителя есть дети – контролировать работу нянь/преподавателей/репетиторов, отслеживать посещение кружков/секций/занятий;
  2. организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств);
  3. знание лучших российских скульпторов, художников, антикваров, поскольку часто приходится покупать их работы в подарок;
  4. организация отдыха – от рекомендаций стран и мест до ежедневного контроля питания и передвижения (включая организацию поездок на самолетах, бизнес-джетах, яхтах, пароходах);
  5. организация содержания загородных домов, взаимодействие с обслуживающим персоналом;
  6. необходимо ориентироваться в разных luxury-сферах обслуживания – от ресторанов до подарков;
  7. организация спортивных хобби босса: экипировка на заказ по персональным меркам, приобретение последних коллекций аксессуаров;
  8. следить за открытием новых ресторанов, гольф-полей, проведением гонок на спорткарах, расписанием ипподромов, ключевыми знаковыми мероприятиями;
  9. организация аналогичного сопровождения родственников босса, его родителей, друзей, партнеров и т.д.
  10. отличное знание luxury-брендов и марок одежды/обуви/аксессуаров – от кутюр, прет-а-порте, взаимодействие с известными модельерами и зарубежными домами мод, работа с персональными мерками;

А вот как скромно выглядит привычная вакансия, которая подразумевает все перечисленные функции: Обязанности:

  1. доведение до руководителей подразделений указаний, распоряжений, поручений руководителя, контроль их исполнения точно в срок;
  2. выполнение личных поручений руководителя;
  3. административное и организационное сопровождение деятельности руководителя;
  4. сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;
  5. командировки (сопровождение руководителя во время встреч и поездок)
  6. организация/обеспечение деловых и личных поездок руководителя;
  7. ведение делопроизводства, документооборота и корреспонденции;
  8. непосредственное участие в переговорах, деловых встречах, приемах, совещаниях, проектах;
  9. ведение деловой переписки (в т.ч. на английском языке), перевод устный и письменный;

На самом деле функционал и количество задач не поддаются описанию и перечислению на собеседовании.

Будьте готовы, что неожиданные задачи «догонят» вас уже в процессе работы и посыплются, как песок. А руководитель будет ждать от вас оперативного и профессионального их решения.

Поэтому готовность работать в ненормируемом режиме, с нескончаемым потоком информации и с массой поручений, оставаясь «тенью» босса, проявляя к нему максимальную преданность и лояльность, – это совокупность качеств особого типа людей. Их мало, поэтому они ценятся высоко, а глубокое погружение в исполнение обязанностей, часто в ущерб личным интересам, как правило, компенсируется достойной зарплатой.

Избежать хаоса и неразберихи поможет система выстраивания каталога задач. В ее основе лежит правило приоритетов: 1) поручения, касающиеся бизнеса; 2) личные поручения босса; 3) различные текущие дела; 4) перспективные планы. Если вы получили за час несколько заданий, которые одновременно сделать абсолютно невозможно, необходимо проинформировать руководителя о сложившейся ситуации и попросить, чтобы он расставил приоритеты.

1. Почему вы ушли с предыдущего места работы?

Этот вопрос может прозвучать одним из первых, и он довольно опасен.

Интервьюируемый соискатель оказывается в сложной ситуации, и любой неосторожный ответ может выставить его некомпетентным, безответственным, конфликтным или .

Относительно «безопасными» являются следующие варианты ответов:

  1. На предыдущем месте в коллективе присутствовали внутренние конфликты, мешавшие командной работе. Я же хочу трудиться в слаженной команде, работающей над решением поставленных задач, а не над разрешением конфликтов.
  2. Обязанности отличались от заявленных изначально. Работа была неплохой, но мне интересно работать конкретно по данной специальности.
  3. Я хочу продолжать развиваться как специалист, а на предыдущем месте такая возможность отсутствовала.

Как пройти собеседование на вакансию «помощник руководителя»

Успешно и достойно пройти собеседование на вакансию «помощник руководителя» вовсе не просто, для этого необходимо учесть целый ряд важных нюансов, начиная от внешнего вида и заканчивая ответом на профессиональные вопросы. Видео (кликните для воспроизведения). Касательно принятого в подобных случаях дресс-кода сказано немало, и соблюдение правил аккуратности, сдержанности гардероба и стилевого направления являются непреложными истинами.

Значительно большее значение будут иметь манера поведения и речь – критерии, создающие первое впечатление работодателя о потенциальном кандидате. Следует помнить, что соискатель должности помощника руководителя должен быть досконально знаком со спецификой отрасли предприятия, и если его образование не вполне соответствует направленности организации, то необходимо восполнить пробелы в знаниях заведомо. Чтобы результативно пройти собеседование на вакансию «помощник руководителя», необходимо убедить главу предприятия не только в своей профпригодности, но и готовности активно и плодотворно работать в команде и выдерживать серьезные нагрузки.

Необходимо убедить потенциального работодателя в готовности стать ему, если придется, «родной матерью», опорой, советчиком, а также в своей деликатности и способности при любых обстоятельствах сохранять субординацию. Коллекция вопросов для собеседования. БЛОК №2 Эмоционально сложные вопросы БЛОК №3 Профессиональные достижения, успехи и провалы, мотивация Коллега назвал вам размер своей зарплаты и спросил о вашей.

Что вы ответите ему, как поступите? (по ситуации) Как вы с этим справились? Что даёт вам соперничество с коллегами?

Помогает, мешает или никак не влияет на ваши достижения? Вижу, вы провалили первую сессию на втором курсе.

Расскажите, как так вышло. Расскажите о своём опыте обработки телефонных звонков. Чему вы научились благодаря прошлой работе? Стандартный проф. опыт Приведите пример успешного профессионального сотрудничества с кем-то из другой компании.

Reserve Consulting Group Консалтинговая компания по развитию бизнеса. Наша специализация: запуск бизнеса с 0 (STARTUP), рекрутинг, аудит, тренинги. Мы предлагаем отработанные бизнес-решения и услуги по реализации их.

кандидата, проходящего первое собеседование 1. Фамилия, имя, отчество ___________________________________________________________ 2. Предполагаемая должность ________________________________________________________ 3.

Перечислите свои основные обязанности на прошлом месте работы ______________________ 4. Какие трудности возникали у Вас при выполнении Ваших служебных обязанностей?

Как Вы с этим справлялись?_______________________________________________________________ 5. С какими обязанностями, на Ваш взгляд, Вы справляетесь наиболее успешно?_____________ 6.

Удовлетворены ли Вы своей профессией и что Вам мешает в работе?

____________________ 7. Ваши профессиональные достижения? ______________________________________________ 8. Какое дополнительное образование Вы хотели бы получить?

___________________________ 9. В какой день изменилась Ваша работа, с тех пор как Вы пришли в Компанию?____________ 10.

Каковы Ваши долгосрочные цели и задачи? _________________________________________ 11. Ваши пожелания к новому месту работы ____________________________________________ 12.

Как Вы считаете, какие у Вас выдающиеся качества?__________________________________ 13. Что Вы думаете, о своих недостатках и что необходимо развивать?______________________ 14. На последнем месте работы, что вы получили от работы в этой Компании?_______________ « ___ » ____________ 200 _ г.

______________________ Менеджер по персоналу: ______________________ _______________________

На какую зарплату рассчитываете

Вопрос с подвохом. Озвучите небольшую сумму, вас посчитают человеком с низкими карьерными ожиданиями. Просить повышение зарплаты будет проблематично.Если заявите в несколько раз больше, чем могут предложить, то подумают, что не потянут вас.

Ведь есть кандидаты и с меньшими запросами.Решение.